ทำการตรวจติดตามภายในแบบไหนดี

• | พิมพ์ |
•  อีเมล

รายละเอียด

ฮิต: 7584

การตรวจติดตามภายใน ที่ท่านใช้อยู่เหมาะสมหรือไม่ มีกี่แบบ แบบไหนดี

การตรวจติดตามภายในในปัจจุบัน มักจะมีวิธีการตรวจประเมินอยู่ 3 แบบที่นิยม ซึ่งมีวิธีการที่ต่างกัน การที่จะเลือกใช้วิธีการใดให้เหมาะกับองค์กรคุณ ท่านจำเป็นต้องรู้ข้อดี ข้อเสีย

1. ใช้ตัวตั้งเป็นเอกสาร

วิธีการนี้ จะทำการวางแผนและ Check List  โดยยึดตาม เอกสารที่หน่วยงานนั้นเกี่ยวข้องเป็นหลัก
โดยพิจารณาว่าหน่วยงานที่จะไปตรวจ มีเอกสารอะไรบ้างที่นำมาประยุกต์ใช้งาน
ผู้ตรวจติดตามจะทำการตั้งคำถาม ที่เกี่ยวข้อง โดยยึดถือว่าพนักงานและผู้บริหารมีการกระทำตามสิ่งที่ได้กำหนดไว้ว่ามีการ ปฏิบัติตามหรือไม่
วิธีการนี้ เป็นวิธีการดั้งเดิมที่นิยมทำกันมาในอดีต
 

ข้อดี
เป็นการจัดระเบียบสังคมที่ดี เหมาะมากๆในกรณี ที่มีการประกาศ กฎระเบียบ เอกสาร มาใหม่ๆ
เป็นเทคนิคของการบังคับการใช้กฎ ว่ามีการปฏิบัติตามได้ดีเพียงใด

ข้อเสีย
ทำให้ประเด็นการตรวจมุ่งเน้นแต่เพียงว่าทำตามเอกสารที่เขียนไว้หรือไม่
เขียนไว้น้อย ก็ไม่รู้จะตรวจประเมินอะไร
ซึ่งมักจะเขียนกันน้อยๆซะด้วย
ที่เขียนกันน้อยๆ เนื่องจากไม่เข้าใจในวัตถุประสงค์ของการมีเอกสาร
ผู้ตรวจประเมินภายใน มักไม่สามารถตรวจประเมินนอกสิ่งที่เขียนไว้ได้
ในความเป็นจริง ผู้ตรวจภายในส่วนมากมักมือใหม่
และไม่ใช่ระดับหัวหน้า สายงานอาวุโส
ทำให้การตรวจประเมินมีการเกรงใจกัน
จนสุดท้าย มุ่งเน้น และจบการตรวจประเมินในเรื่องนั้นๆ ตามที่เขียนไว้ เป็นลายลักษณ์อักษร
จนลืมหัวใจของระบบ ว่าทำไปทำไม

2. ใช้ตัวตั้งเป็นข้อกำหนด ISO

เป็นการทำการวางแผน และ ทำการ Check List โดยยึดข้อกำหนด ISO เป็นหลัก
ทำการตรวจประเมินโดย พิจารณาว่าหน่วยงานที่จะไปตรวจ มีข้อกำหนดอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง
ทำการตรวจประเมินไล่ตามข้อกำหนดนั้นๆ

ข้อดี
ทำให้สามารถ ยืนยันได้ว่าองค์การตรวจประเมินได้ครบทุกข้อกำหนดของ ISO หรือไม่

ข้อเสีย
ภาษาในข้อกำหนดเป็นภาษากลางๆ ไม่ได้เขียนมาเพื่อบริษัทคุณ
ทำให้การตรวจประเมินทำได้อย่างกลางๆ ถามกันด้วยคำถามกลางๆ
ผู้ตรวจภายใน มักไม่เข้าใจการตีความข้อกำหนดอย่างเพียงพอ
ใช้คำถามกว้างๆ แต่ศัพท์วิชาการ
งง ทั้งผู้ตรวจประเมิน และผู้ถูกตรวจประเมิน

3. ตัวตั้งเป็นกระบวนการ

เป็นการทำการตรวจประเมิน โดยยึด แต่ละ Process
ทำการพิจารณาว่าแต่ละกระบวนการในองค์กรนั้น
กิจกรรมและทรัพยากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องจะต้องได้รับการจัดการในแบบกระบวนการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่
มาตรฐาน ISO ให้แนวทางในการประยุกต์และตรวจประเมินระบบ โดยยึดแบบกระบวนการ

ข้อดี
ทำให้ผู้ตรวจติดตามภายใน สามารถช่วยปรับปรุงองค์กร โดยชี้บ่งจุดอ่อนของกระบวนการได้

ข้อเสีย
หากองค์กรไม่มีการจัดทำ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ ที่ชัดเจนไว้
ผู้ตรวจประเมินภายในก็จะไม่รู้ว่า องค์กร ต้องการผลลัพธ์จากกระบวนการนั้นอย่างไร
ทำให้ไม่สามารถได้ประโยชน์จากการตรวจประเมิน
เพราะระหว่างทำการจัดทำ KPI องค์กรส่วนมากมักไม่กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนไว้
ซึ่งส่งผลมากๆต่อ การตรวจติดตามภายใน

มากกว่านั้นอยู่ที่การมี วุฒิภาวะขององค์กรนั้นๆ ทั้งผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจ
เนื่องจากเป็นการเน้นที่การปรับปรุง เน้นการชี้บ่งจุดอ่อนขององค์กร
พนักงานและผู้บริหารทั้งหมด ต้องได้รับการปรับภาวะจิตใจ ให้เป็นคนมีจิตสำนึกด้านคุณภาพและการปรับปรุง
ผู้ตรวจประเมินต้องมีทักษะ ที่ดี และ มีอำนาจอย่างเพียงพอ
ไม่อย่างนั้น การตรวจติดตามภายในโดยใช้กระบวนการเป็นหลัก
อาจเป็นฝันร้ายร้ายที่สุด สำหรับองค์กรคุณ