Login Form

ISO22301 | ลักษณะแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉิน

วางแผนการจัดการในภาวะฉุกเฉินอย่างไรดี

หากคุณไม่เคยทำการวางแผนการจัดการในภาวะฉุกเฉินหรือเคยทำมาบ้างเล็กน้อย คุณไม่ใช่คนเดียวที่เป็นแบบนั้น ( you are not alone) การวางแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินกลายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะหากคุณพยายามจัดการทุกๆปัญหาภัยคุกคามที่อาจจะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามขั้นตอนของการวางแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินจะทำให้องค์กรของคุณให้อยู่ในสภาวะที่ดีที่สามารถรอดพ้นจากสถานการณ์อันเลวร้าย จุดมุ่งหมาย คือ การมีแผนงานที่จะนำคุณไปสู่ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

ลักษณะแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินต้องเป็นอย่างไร

การวางแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉิน คือ กระบวนการต่อเนื่องในการเตรียมการสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินในอนาคต ซึ่งเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบอย่างละเอียดและเป็นระบบในทุกๆด้านของสถานการณ์ฉุกเฉินที่ศึกษา (contemplated emergency.) แผนงานที่มีประสิทธิภาพจะให้หลักการหรือแผนการที่สามารถรับมือต่อทุกสถานการณ์ฉุกเฉินได้ แผนการเหล่านี้จะอยู่บนพื้นฐานของสมมติฐานที่ผ่านการคิดมากอย่างดีแล้ว (well-thought-out assumption) และไม่ใช่แผนการที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ แผนการเหล่านี้จะถูกแก้ไข, ปรับปรุง และเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลใหม่ๆหรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ลักษณะพื้นฐานของแผนการจะประกอบด้วยคุณลักษณะดังต่อไปนี้:
1. ภารกิจ (Mission) จุดประสงค์ของทุกๆการวางแผน คือ การทำให้สำเร็จตามภารกิจ ภารกิจควรจะต้องมีถ้อยคำที่ชัดเจนและกระชับได้ใจความ
2. สมมติฐาน (Assumptions) ทุกแผนการจะต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและสมมติฐานที่มีเหตุผล สมมติฐานใดๆจะต้องแม่นยำที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ และมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด (kept to a minimum.)
3. ทรัพยากร (Resource) ทรัพยากรทั้งหมดจะต้องได้รับการพิจารณาอย่างถี่ถ้วนและผ่านการตรวจสอบความพร้อมใช้งาน ในกรณีที่ผู้ควบคุมดูแลต้องการใช้บริการจากผู้รับเหมา ควรจะมีการตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและมีการตรวจสอบยืนยันเป็นระยะตามกำหนดเวลา ทรัพยากรชุมชน (community resources) ต้องได้รับการประสานงานเป็นระยะๆตามกำหนดเวลา ทรัพย์สินภายในองค์กรจะต้องถูกทำรายการตรวจสอบและมีการอัพเดทอยู่เสมอ: ประกอบด้วย บุคลากร, วัสดุ และ อุปกรณ์ มีการใช้ข้อตกลงในการช่วยเหลือซึ่งกันและกันในที่ที่เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น วิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยสามารถมีข้อตกลงด้านการช่วยเหลือซึ่งกันและกันระหว่างสถานศึกษาเอง เพื่อแบ่งปันที่อยู่สำหรับพักอาศัยในที่ที่เป็นไปได้ ในทุกๆกรณี ข้อตกลงเหล่านี้ควรจะถูกเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีการกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะและมีการตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายไว้ล่วงหน้า
4. การจัดการอย่างเป็นระบบ (Organization) การอธิบายถึงอำนาจในการตัดสินใจ (decision-making authority), ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้นอย่างชัดเจนคือสิ่งสำคัญ สิ่งที่ดีที่สุด คือ การทำให้พนักงานปฏิบัติในสิ่งที่พวกเขาทำเป็นปกติในสถานการณ์ทั่วไป เพื่อลดความสับสันและความซ้ำซ้อนที่อาจจะเกิดขึ้น
5. การกระจายอำนาจ (Decentralization) เราไม่สามารถคาดหวังให้ผู้ควบคุมดูแลอาคารและสิ่งปลูกสร้างทำทุกๆอย่างด้วยตัวของเขาเอง ดังนั้น กระจายอำนาจออกไปให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
6. ความเรียบง่าย (Simplicity) แผนการควรจะง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อขจัดความสับสนและความเข้าใจผิด ใช้ภาษาเรียบง่ายและตรงไปตรงมาที่เข้าใจได้ง่ายและไม่กำกวม
7. ความยืดหยุ่น (Flexibility) แผนการเป็นเพียงแผนการเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าควรมีความยืดหยุ่น โดยสามารถปรับเปลี่ยนและแก้ไขตามเงื่อนไขของสถานที่และเวลานั้นๆ
8. การร่วมมือกัน (Coordinated) ทุกส่วนของแผนงานต้องเชื่อมต่อกันอย่างดีคล้ายกับตัวต่อ ซึ่งหมายความว่าทุกๆด้านของแผนการต้องประสานกัน เพื่อให้ทุกๆคนรู้ในส่วนของตัวเองและรู้ว่าคนอื่นๆกำลังทำอะไร
9. การฝึกฝน (Trained) แผนที่มีประสิทธิภาพจะต้องได้รับการฝึกฝนที่ดี: ฝึกปฏิบัติและฝึกซ้อม การรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินจะต้องเกิดขึ้นแบบอัตโนมัติ 
"นักฟุตบอลที่ดีเตะบอลโดยไม่ต้องคิด... พวกเขาทำตามความเคยชินตามที่พวกเขาได้เรียนรู้มา" (good football player "do ordinary things, but they do them without thinking... They follow the habits they've learned)

บทความใกล้เคียง

Online

มี 64 ผู้มาเยือน และ 4 สมาชิก ออนไลน์

ติตตามข่าวสารรวดเร็วก่อนใครพร้อมรับโปรโมชั่นพิเศษผ่าน line ได้ที่ @bsithailand 

เพิ่มเพื่อน

logoEntropy