ISO22301 | การวางองค์กร (Organization)

| พิมพ์ |

รายละเอียด: ฮิต: 4281

จุดมุ่งหมาย (Purpose)

แผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินภายในแผนกการจัดการอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะสร้างโครงสร้างการจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้รับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินหรือภัยพิบัติใดๆ โครงสร้างการจัดการอย่างเป็นระบบจะถูกออกแบบให้อำนวยความสะดวกในการสั่งการและควบคุม ซึ่งจะพิจารณาลักษณะกายภาพที่จำเป็นเพื่อให้งานที่กำลังดำเนินการประสบความสำเร็จ การพิจารณาประเภทและความรุนแรงของสถานการณ์ฉุกเฉินหรือภัยพิบัติ, ระบบการติดต่อสื่อสารจำเป็นต่อการใช้งานในภารกิจ, สถานการณ์จะถูกจัดการอย่างไร-ศูนย์ควบคุม, ระบบรวบรวมข้อมูล, การวิเคราะห์, การจัดการข้อมูล (การเก็บบันทึก, เอกสาร, รายงาน และ การติดตาม), และ เจ้าหน้าที่, อุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นต่อการช่วยเหลือ, แผนงานและการปฏิบัติการ ผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะมีหน้าที่รายบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่า งานเหล่านี้จะประสบความสำเร็จเพื่อให้องค์กรดำเนินการต่อตามภารกิจที่ตั้งไว้

การพิจารณาการจัดการอย่างเป็นระบบ (Organization Considerations)

สถานการณ์ฉุกเฉินส่วนมากจะเกี่ยวข้องอาคารหรือโครงสร้างพื้นฐานไม่ทางตรงก็ทางอ้อม ดังนั้น แผนกการจัดการอาคารและสิ่งปลูกสร้างจะถูกบริหารจัดการ, จัดคณะทำงาน และ จัดหาเครื่องมือสำหรับการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉินอย่างเป็นพิเศษ ซึ่งจากประสบการณ์ได้พิสูจน์แล้วว่า วิธีที่ดีที่สุดคือการทำให้การดำเนินการรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินใกล้เคียงกับการดำเนินการแบบปกติมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม แผนกการจัดการอาคารและสิ่งปลูกสร้างมีความคุ้นเคยกับสถานการณ์ฉุกเฉิน; พวกเขามีอุปกรณ์ติดต่อสื่อสารและระบบการจัดการที่จัดเตรียมไว้แล้ว; และมีผู้รับเหมา ผู้ที่พวกเขาติดต่อด้วยในทุกๆวัน ซึ่งพร้อมรับมือต่อสถานการณ์
ในระหว่างสถานการณ์ฉุกเฉิน ไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในโครงสร้างการจัดการของอาคาร, หน้าที่ และ ลำดับของการอำนาจสั่งการ (order of succession) อย่างไรก็ตาม โครงสร้างควรจะมีความยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อการกระจายและการขยายหน้าที่ การกระจายหน้าที่สามารถรวมถึงการติดต่อประสานงานกับคณะผู้ปกครองในท้องถิ่น, กลุ่มชุมชน, หน่วยบรรเทาสถานการณ์ฉุกเฉิน, ผู้รับเหมา (contractor) และการหลบภัยในกรณีฉุกเฉิน

โครงสร้างการจัดการอย่างเป็นระบบ (Organization Structure)

แผนกการจัดการอาคารและสิ่งปลูกสร้างสามารถมีการเปลี่ยนแปลงอย่างกว้างขวางในวิธีการตั้งขึ้นมาและในวิธีการให้บริการ แบบจำลอง The Office Manager model คือโครงสร้างที่ง่ายที่สุดในที่ที่มีพนักงานจำนวนน้อย (ผู้จัดการ และ ผู้ช่วยผู้จัดการ) ภายในบริษัทที่ขยายการให้บริการด้วยการใช้ที่ปรึกษาและผู้รับเหมา ในระหว่างสถานการณ์ฉุกเฉินหรือภัยพิบัติครั้งสำคัญ ประเภทของการจัดการอย่างเป็นระบบจะถูกผนวกเข้าไปเพื่อการดำเนินการตลอดเวลา (operate on a "round the clock" basis)และเตรียมการประสานงานที่จำเป็นและติดต่อกับหน่วยงานภายในและองค์กรภายนอก

ความรับผิดชอบด้านการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉิน (Emergency Management Responsibilities)

ในสหรัฐอเมริกา, การจัดการสถานการณ์ฉุกเฉินเป็นความร่วมมือระหว่างคณะการปกครองในทุกระดับ: ส่วนกลาง, รัฐ, ท้องถิ่น, และภาคเอกชน ความรับผิดชอบนี้เป็นไปตามการตั้งหน่วยงานจัดการในภาวะฉุกเฉินส่วนกลาง ในปี 1979 หน่วยงานส่วนกลาง, รัฐ และท้องถิ่น เป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ (authorities having jurisdiction) มีความรับผิดชอบในการปกป้องสาธารณชน เช่นเดียวกันกับ องค์กรภาคเอกชนก็มีความรับผิดชอบในการปกป้องพนักงานและสาธารณชนจากอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้น ด้วยการทำให้มั่นใจถึงการบำรุงรักษา, การผลิต, และการฝึกฝนทางอุตสาหกรรมอย่างปลอดภัย และ ปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎหมายด้านความปลอดภัยทั้งหมดอย่างเหมาะสม

ความรับผิดชอบของผู้ควบคุมดูแลอาคารและสิ่งปลูกสร้าง (Facilities and Property Manager Responsibilities)

ผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างเป็นตำแหน่งในองค์กร ที่มีความรับผิดชอบในการประสานทรัพยากรและปฏิบัติตามแผนการอพยพ (เมื่อมีความจำเป็น), จะเตรียมการหลบภัย (เมื่อมีความจำเป็น), และควบคุมส่วนการจัดการอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างในการรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน หน้าที่ทั้งหมดนี้ถูกสรุปลงในแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินขององค์กร แต่อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบที่สำคัญอันดับหนึ่งตลอด คือ ความปลอดภัยของทุกๆคน และ อันดับรองลงมา คือ การป้องกันทรัพย์สิน! อย่าลืมว่าผู้บริหารระดับสูงขององค์กรมีความรับผิดชอบในทางกฎหมายและจะมอบหมายงานเหล่านั้นให้กับคุณ ในฐานะความรับผิดชอบส่วนบุคคลสำหรับการจัดการอาคารในสถานการณ์ฉุกเฉิน, ผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะเป็นผู้แนะนำให้กับรองประธานอาวุโส หรือ ผู้บริหารสูงสุด (CEO) หรือประธานขององค์กรในบางกรณี สำหรับตำแหน่งนี้ ผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะต้องเป็นคนฉลาดและมีไหวพริบดีพอที่จะให้คำแนะนำในแนวทางที่เหล่าผู้บริหารไม่รู้สึกว่าถูกข่มขู่หรือคุกคาม อีกนัยหนึ่งก็คือ คุณต้องรู้วิธีการปฏิสัมพันธ์กับผู้ที่ตำแหน่งสูงกว่า ทำการศึกษาภูมิหลัง, เตรียมทางเลือก และ สุดท้ายให้คำแนะนำในวิถีทางที่ผู้ที่มีตำแหน่งสูงว่ายังคงรู้สึกว่ามีอำนาจในการควบคุม (feels in control) เทคนิคเหล่านี้จะสร้างความเชื่อใจระหว่างคุณกับ "เจ้านาย" และความน่าเชื่อถือของคุณจะเพิ่มมากขึ้นอย่างรวดเร็ว คิดถึงความปลอดภัยขององค์กรและพนักงาน ตลอดจนความห่วงใยผู้อื่นและหน้าของคุณเสมอ แล้วคุณจะได้รับความไว้วางใจมากขึ้น!

ข้อมูลต่อไปนี้คือความรับผิดชอบของผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้าง:

1. แสดงให้เห็นถึงความสามารถ!
2. ระลึกไว้เสมอว่า อันดับหนึ่งคือ ความปลอดภัย และอันดับสองคือ การป้องกันทรัพย์สิน
3. เรียนรู้นโยบายขององค์กรและข้อจำกัดของอำนาจหน้าที่
4. ประสานงานอย่างใกล้ชิดกับ หน่วยงานให้ความช่วยเหลือในท้องถิ่น: ตำรวจ, พนักงานดับเพลิง, หน่วยบริการในภาวะฉุกเฉินอื่นๆ, แผนกการวางแผน, และการโยธาสาธารณะ (public works) เริ่มจัดการประชุมหรือสังสรรค์ประจำปี เพื่อการพูดคุยและแรกเปลี่ยนแผนงานและข้อมูลต่างๆ
5. ประสานงานและติดต่อกับองค์กรภาคเอกชน เช่น บริษัทสาธารณูปโภคต่างๆ, สภากาชาด (Red Cross) และ ภาคธุรกิจอุตสาหกรรมอื่นๆ
6. ประสานงานกับสำนักจัดการภาวะฉุกเฉินส่วนกลาง (FEMA) ในท้องถิ่น
7. เรียนรู้แผนการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉินขององค์กรของคุณทั้งกายในและภายนอก และ หน้าที่ของ "ผู้ปฏิบัติการฉุกเฉินเบื้องต้น (first responder)" สำหรับองค์กร
8. จัดการฝึกอบรมเพื่อวางรากฐานของแผนการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉิน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนในการจัดการอาคารและสิ่งปลูกสร้างได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสมและมีคุณภาพเพียงพอในการปฏิบัติตามหน้าที่เฉพาะของตนอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
9. ทำความคุ้นเคยกับกฎเกณฑ์และข้อบังคับต่างๆ ค้นคว้า พิสูจน์และเก็บบันทึก กฎหมายของส่วนกลาง, รัฐ ,ประเทศ และท้องถิ่น และข้อบังคับทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องกับการช่วยเหลือและกระบวนการฟื้นฟู การป้องกันอัคคีภัย, การติดต่อสื่อสาร, ความปลอดภัยทางกายภาพ, ความปลอดภัยในชีวิต, การหลบภัย, การอพยพ, การป้องกันทรัพย์สิน, ความสัมพันธ์กับสื่อ และข้อตกลงด้านการช่วยเหลือซึ่งกันและกันของชุมชน (community mutual aid agreement)
10. ระบุสิ่งของ บริการ และ การดำเนินงานที่มีความจำเป็น ซึ่งต้องมีพร้อมสำหรับการใช้งานในสถานการณ์ฉุกเฉินและภัยพิบัติ
11. ระบุทรัพยากรภายในที่มีอยู่ และความสามารถที่สามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ฉุกเฉินและภัยพิบัติ
12. ระบุทรัพยากรภายนอกที่ใช้สำหรับการช่วยเหลือในระหว่างสถานการณ์ฉุกเฉินและภัยพิบัติ
13. กำหนดตำแหน่งผู้ดูแลสัญญาด้านพลังงาน (an energy contracts manager) และผู้ช่วย
14. เตรียมเอกสารการดำเนินการสัญญาด้านพลังงานและสาธารณูปโภคในรูปแบบของ "เหตุสุดวิสัย" ซึ่งสามารถใช้ได้ภายใน 24 ชั่วโมง (หมายเหตุ: เหตุสุดวิสัยจะถูกกำหนดเป็นอะไรก็ได้ ซึ่งสามารถเป็นในลักษณะของ "ภัยธรรมชาติ" เช่น สภาพอากาศ หรือ เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเช่น คนงานประท้วงหรือสงคราม)
15. เตรียมและเก็บรักษา รายชื่อสำหรับติดต่อในกรณีฉุกเฉิน อันประกอบด้วย เบอร์โทรศัพท์บ้าน, เบอร์เพจเจอร์, ที่อยู่และที่อยู่อีเมล์ของพนักงาน, ผู้ค้า/ผู้ผลิต, ผู้รับเหมา และที่ปรึกษา
16. จัดการตรวจสอบประกันภัยโดยร่วมมือกับผู้จัดการด้านความเสี่ยง หากยังไม่เสร็จ แนะนำผู้ประสานงานศูนย์ควบคุมการดำเนินการว่า นโยบายการประกันภัยในปัจจุบันควรจะถูกรวบรวมและตรวจสอบเพื่อความเหมาะสมในการฟื้นฟูสถานการณ์ฉุกเฉินและภัยพิบัติ ความคุ้มครองส่วนใดไม่เพียงพอ ควรจะเพิ่มความคุ้มครองด้านการเงินในหลักการ
17. สุดท้าย แสดงให้เห็นถึงความมั่นใจในทุกๆอย่างที่คุณได้ทำ!