Login Form

เป้าหมาย ทำไม อะไร อย่างไร กับ ISO 9001

การวัดเป็นก้าวแรกที่นำไปสู่การควบคุม และท้ายสุดนำไปสู่การปรับปรุง ถ้าคุณไม่สามารถวัดสิ่งใดได้ คุณก็ไม่มีทางเข้าใจมัน... ถ้าคุณไม่เข้าใจมันได้ คุณก็ไม่อาจควบคุมมัน ... และหากคุณไม่สามารถควบคุมมันได้ คุณก็ปรับปรุงมันไม่ได้ ... 

ข้อกำหนดของมาตรฐานISO9001:2008 ข้อ 4.2.1 บททั่วไป (General) กำหนดว่า "เอกสารในระบบบริหารคุณภาพต้องประกอบด้วย นโยบายคุณภาพ และ วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพที่จัดทำเป็นเอกสาร "

ทำไมมาตรฐานISO9001:2008 ต้องกำหนดว่าเป้าหมายต้องมีการจัดทำเป็นเอกสาร


สาเหตุที่เราต้องเขียนเป้าหมายของเราลงไปเป็นลายลักษณ์อักษรมีสองประการ
ประการแรก การเขียนจะช่วยกำหนดลงไปแน่นอนว่าเราต้องการอะไร เราส่วนมาก ไม่เคยเขียนเป้าหมาย เราเพียงแต่พออกพอใจที่ได้แต่นึกถึงมันเท่านั้น อย่างไรก็ตามความคิดเป็นสิ่งที่แวบหายไปอย่างรวดเร็ว และ ถ้าเป้าหมายของเราเป็นเพียงความคิดเท่านั้นเราก็เสี่ยงที่มีแต่ฝันกลางวัน เท่านั้น การเขียนเป้าหมายออกมาทำให้เราลืมสิ่งที่เราตั้งเป้าหมายยาก หรือหายไปได้ยาก
ประการที่สอง การเขียนเป้าหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นการพันธะผูกพันธ์ การพยายามเขียนเป้าหมายออกมาเป็นเอกสารหมายถึงการอุทิศตนให้กับเป้าหมายนั้นๆมากขึ้น แทนที่จะเพียงแต่คิดถึง

ทำไมถึงบอกว่าให้ตั้งเป้าหมายที่ท้าทายและบรรลุได้


เป้าหมายที่ดีควรเป็นเป้าหมายที่สามารถเอื้อมถึง หากมีการใช้ความพยายามที่เหมาะสม ุ เหตุผลคือเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้จะก่อให้เราเกิดพลังและความพยายามในการ กระทำได้สำเร็จ และเราได้มีการตัดสินใจแล้วว่าสิ่งนี้สามารถสำเร็จได้ ถ้าเราคิดว่าทำมันได้ เราจะเกิดแรงบรรดาลใจในการมุ่งมั่นกระทำให้เกิดความสำเร็จ เป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ง่ายดายไม่สามารถก่อให้เกิดแรงบรรดาลใจและไม่ก่อ ให้เกิดการปรับปรุงในองค์กรอย่างเหมาะสม

ทำไมเราต้องทำให้เป้าหมายของเราให้ชัดเจนและวัดได้มากที่สุดเท่าที่จะกระทำได้


ยิ่งเรามีเป้าหมายที่ชัดเจน เจาะจงเท่าใดมันจะเป็นการชี้ทิศทางที่ถูกต้องแก่เรามากเท่านั้น เช่นถ้าหากต้องการลดต้นทุน ควรจะบ่งบอกว่าจะลดต้นทุนในเรื่องอะไร ในด้านการผลิต การส่งมอบ จะลดลงในอัตราเท่าไร หากท่านพบว่าเราไม่สามารถวัดเป้าหมายเราได้ไม่ว่าในเชิ่งปริมาณหรือสามารถ บรรยายออกมาได้ ก็ควรลืมมันเสียเถิด เพราะสิ่งที่เราตั้งคงไม่ใช่เป้าหมายแล้วละ

ทำไมควรมีการทวนสอบว่าเป้าหมายมีความสอดคล้องกัน


ในการตั้งเป้าหมายทั้งหมดนั้นมีความเป็นไปได้ที่เราสามารถมีเป้าหมายหลายๆ อย่างที่การบรรลุเป้าหมายหนึ่ง อาจทำให้ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายอีกอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะเป้าหมายที่ขัดแย้งระหว่างฝ่ายแผนกต่างๆเช่นฝ่ายขายต้องการขาย ผลิตภัณฑ์ในสิ่งที่ขายได้ง่ายเพื่อเพิ่มยอดขายให้กับบริษัท ในขณะที่ฝ่ายผลิตต้องการผลิตผลิตภัณฑ์ที่ผลิตได้โดยมีการbalance line ในการผลิตเนื่องจากเป็นการลดต้นทุนในการผลิต ฝ่ายขายต้องการขายผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่รู้จักกันในท้องตลาด แต่บริษัทต้องการเพิ่มส่วนแบ่งตลาดในผลิตภัณฑ์ที่ฝ่ายออกแบบเพิ่งทำการออก แบบใหม่ๆออกมา

เป้าหมายที่ไร้ความสอดคล้องกันนำไปสู่ความไม่ แน่ใจและทำให้ไม่อาจตัดสินใจได้ว่าจะกระทำตามเป้าหมายใดกันแน่ เราควรมีการตรวจสอบเป้าหมายตั้งแต่เริ่มแรก เพราะจะช่วยให้ประหยัดเวลาและไม่เกิดความสูญเปล่า

ทำไมควรกำหนดวันเสร็จ


เป้าหมายจะไม่กลายเป็นเป้าหมายจนกระทั่งมีการขีดเส้นตายวันที่ต้องการบรรลุ การแตกเป้าหมายใหญ่ๆเป็นเป้าหมายย่อยๆด้วยเส้นตาย เป็นสิ่งที่ควรกระทำ เพราะในขณะที่เราสามารถบรรลุเป้าหมายย่อยเสร็จตามกำหนดจะทำให้เรารู้สึกพอใจ และภูมิใจที่กำลังก้าวไปข้างหน้าอย่างมีความหมาย สิ่งนี้สามารถที่จะกลับมาเป็นแรงบรรดาลใจ แรงผลักดันให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายใหญ่ได้

ทำไมควรมีเป้าหมายย่อย


การทำการแตกเป้าหมายใหญ่เป็นเป้าหมายย่อย การทำเป้าหมายระยะสั้นให้สำเร็จเสียก่อนโดยมีขั้นตอนที่แน่นอน เมื่อเป้าหมายแรกสำเร็จจะทำให้พนักงานมีประสบการณ์ว่าเคยทำงานสำเร็จมาแล้ว พวกเราได้เรียนรู้กันเพื่อให้ได้มาซึ่งเป้าหมายที่มองเห็นได้ รู้ถึงวิธีในการที่จะทำงานให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีที่จะแก้ไขปัญหาด้วยทรัพยากรที่มีอยู่ขณะนั้น และพวกเขาจะได้พร้อมในการเริ่มทำงานชิ้นใหม่ให้ประสบความสำเร็จและทำให้คุณ ไปใกล้เป้าหมายระยะยาวทุกชั่วขณะ

ทำไมควรเรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง กฏ 80/20


ในความเป็นจริงเราอาจมีเป้าหมายมากมายจนไม่สามารถกระทำได้สำเร็จ ดังนั้นการตัดสินใจว่าเป้าหมายไหนมีความสำคัญมากที่สุด ต่อการประสบความสำเร็จขององค์กร การเรียงลำดับก่อนหลังนั้น ที่จริงก็เป็นเรื่องง่ายเพียงแต่เราต้องทำในสิ่งที่มีความสำคัญกับสำเร็จของ องค์กรมากที่สุดเป็นเรื่องแรกเท่านั้น เป้าหมายต่างๆควรจะสนับสนุนการบรรลุนโยบายขององค์กร แผนธุรกิจขององค์กร แผนกลยุทธขององค์กร ผลที่ได้จากการทำ SWOT Analysis เป็นต้น มาตรฐานISO9001:2000นั้นเป็นมาตรฐานที่เน้นประสิทธผลดังนั้นการจะเป็นองค์กร ที่มีประสิทธิผลนั้น เราต้องทุ่มเทความสำคัญให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดเป็นประการแรกเท่านั้นเอง


สิ่งที่ควรกระทำ


ควรกำหนดแผนปฏิบัต การตั้งเป้าหมายโดยปราศจากการกำหนดที่เฉพาะเจาะจงเช่นต้องลดต้นทุนลง 10 % แต่มิได้บอกให้แน่ชัดว่ามีขั้นตอนที่ควรจะปฏิบัติอย่างไร ไม่กำหนดว่าจะลดต้นทุนในด้านใด ผลลัพธ์ก็คือเป้าหมายจะไม่เป็นไปตามที่วางไว

จะต้องเน้นให้เห็นความจริงจังในการทำให้บรรลุ เป้าหมายในเวลาที่วางไว้ ต้องให้ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่าพวกเขาต้องทำอย่างไรในการไปให้ถึง เป้าหมายที่วางไว้ ไม่ใช่ว่าทำไมถึงไม่มีการยือหยุ่นในการบรรลุเป้าหมายหรือว่าเปลี่ยนไปปรับ ปรุงเรื่องอื่นได้ไหม

การหลีกเลี่ยงการต่อต้านหรือความไม่พอใจ โดยการใช้คนที่เห็นด้วยและละเลยพวกที่ไม่เห็นด้วย อย่างเช่นมีกลุ่มคนที่ไม่เห็นด้วยในการกระทำโครงการอยู่กลุ่มหนึ่ง เราควรใช้เวลาและพลังความสามารถให้กับกลุ่มคนที่เหลือที่ยินดีกระทำตาม กลุ่มที่ไม่เห็นด้วยจะได้เข้าใจความจำเป็นของความร่วมือเพื่อให้บรรลุเป้า หมายของบริษัทได้

ควรวางแผนในรายละเอียดของงานในการประชุมครั้ง แรกถ้าเป็นไปได้ หรืออย่างน้อยภายใน 1 สัปดาห์แล้วค่อยมีการตัดสินใจว่าใครจะต้องรับผิดชอบอะไร จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไร อย่างไร เมื่อไหร่ จะตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการอย่างไร การจัดให้มีการประชุมเป็นประจำจะช่วยให้ผู้ร่วมงานจดจำเป้าหมายไว้ได้ว่ามี เป้าหมายอย่างไร และสามารถทำให้สามารถปรับแผนงานในทันทีที่จำเป็น

ให้ใช้ความผิดพลาดเพื่อสร้างพลังและทำให้ทีม แข็งแกร่งขึ้น คนเราส่วนใหญ่นั้นถูกกำหนดมาแล้วว่าไม่ชอบความผิดพลาด เนื่องจากในวัยเด็กเราจะถูกทำโทษเมื่อทำผิดพลาด จึง ทำให้ผู้คนเป็นเช่นนั้น ผู้นำที่ฉลาดจะใช้ความผิดพลาดนี้ในการสอนให้ทีมงานสามารถรับมือกับความผิด พลาด และเปลี่ยนความผิดหวังให้เป็นพลังใจในการฝ่าฟัน เปลี่ยนความกลัวเป็นกำลังใจและความมุ่งมั่น เปลี่ยนความรู้สึกผิดในการเรียนรู้ในการทำสิ่งที่ถูกต้อง

ว่าแต่ว่า มัวแต่อ่าน เมื่อไหร่ จะลงมือทำซะที !!
 

บทความใกล้เคียง

Online

มี 22 ผู้มาเยือน และ ไม่มีสมาชิกออนไลน์ ออนไลน์