สภาวะควบคุม อะไร อย่างไร ISO9001

• | พิมพ์ |
•  อีเมล

รายละเอียด

ฮิต: 11218

ในการรับรองระบบ ผู้ตรวจประเมินมีหน้าที่พิสูจน์ว่ากระบวนการนั้นๆได้รับการควบคุมหรือไม่ อย่างไรเรียกว่าเป็นสภาวะภายใต้การควบคุม อย่างไรเรียก "out of control condition" และเกี่ยวข้องอะไรกับมาตรฐาน ISO9001

 ISO 9001 มีการกล่าวถึงคำว่าควบคุมไว้ที่ไหนบ้าง

นอกจากที่ระบุเป็นหัวข้อของข้อกำหนดเช่น การควบคุมเอกสาร การควบคุมบันทึก การควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การควบคุมเครื่องมือวัด ... แล้ว ยังมี การระบุคำว่า การควบคุมอยู่อีกหลายๆที่ โดยเฉพาะระบุหลักๆ

การควบคุมกระบวนการจ้างแหล่งภายนอก :

การควบคุมการผลิต :

 อะไรคือสภาวะไร้การควบคุม

องค์กรต้องควบคุมกระบวนการ ผู้ตรวจประเมินมีหน้าที่พิสูจน์ว่ากระบวนการนั้นๆได้รับการควบคุมหรือไม่ 

ดังนั้นจะง่ายกว่าหากเรารู้ว่าอะไรที่จะเป็นหลักฐานของการ "out of control condition"  เพื่อจะได้เตรียมตัว

• ไม่มีแผนคุณภาพ ไม่มีเป้าหมาย ไม่มีผู้รับผิดชอบ ไม่มีมาตรฐานงาน
• มีทรัพยากรไม่เพียงพอ ไม่ว่าเรื่องแรงงาน ข้อมูล วัตถุดิบ เครื่องมือ เครื่องจักร
• ไม่มีการอบรมพัฒนาบุคลากร หรือ ไม่เพียงพอ
• ขาดการดูแลงาน เอาใจใส่งาน ซึ่งรวมถึงการให้รางวัล
• ไม่มีการควบคุมภายใน
• ไม่มีระบบอนุมัติ
• ไม่มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• ไม่มีระบบในการติดตาม วัดผล

การรู้เรื่องนี้ คุณจะได้รู้ว่า ผู้ตรวจประเมินเขามองหาหลักฐานอะไร หรือทำให้คุณเข้าใจว่า องค์กรคุณขาดอะไร อะไรที่ควรปรับปรุงเพิ่มเติม ในแง่การทำให้กระบวนการของท่านมีความคงเส้นคงวา

 การควบคุมงานคืออะไร

• คือ การกำกับดูแลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนหรือแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
• คือ การติดตามสอดส่องต่อการดำเนินงานไม่ให้เบี่ยงเบนไปจากแนวทางที่ควรจะเป็น
• คือ ส่งเสริมให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

การควบคุมงาน ไม่ใข่อะไร

• การควบคุมไม่ใช่การไม่ไว้วางใจ การจ้องจับผิด
   

มีวิธีการควบคุมอย่างไรบ้าง

การควบคุมมีรูปแบบหลักๆในการควบคุม 3 ประเภท ในแต่ละองค์กร มีรูปแบบการควบคุมที่แตกต่างกัน แม้ในองค์กรเดียวกันยังต้องมีรูปแบบการควบคุมที่ไม่เหมือนกัน ดังนี้
 

1. การควบคุมให้เป็นไปตามแผนและโครงการ : เป็นการควบคุมงานที่ ที่ไม่ใช่งานประจำวัน เป็นงานพิเศษ เป็นงานที่เป็นโครงการ โครงการไป ดังนั้นต้องมีการวางแผนงานโครงการ การจัดรูปแบบงาน การติดตามการนำแผนไปปฏิบัติ
    
2. การควบคุมงานปกติประจำวัน : จะเน้นหนักที่การควบคุมการปฏิบัติงาน ที่เป็นงานประจำในองค์กร เช่นการควบคุมวัตถุดิบ การควบคุมการผลิตพื้นฐาน การควบคุมแบบนี้จะทำการควบคุมโดยผ่านการสร้างมาตรฐานในการทำงาน สอนให้พนักงานทำงานนั้นได้ มีหัวหน้างานควบคุม มีการบันทึกตรวจสอบว่างานได้มีการกระทำตามมาตรฐานหรือไม่
    
3. การควบคุมผลลัพธ์ เน้นที่ผลลัพธ์ เป็นการตั้งเป้าหมาย และมีการควบคุมสถานะของการบรรลุเป้าหมาย ซึ่งการควบคุมแบบนี้ อาจไม่จำเป็นต้องมีแผนงาน โครงการในการทำให้บรรลุเป้าหมายก็ได้ วิธีนี้สามารถแสดงให้เห็นการการกำหนดเกณฑ์ในการควบคุมกระบวนการได้เช่นกัน  (ไม่เชื่อลองไปดูที่ผลกำไร ขาดทุน รายเดือนของบริษัทคุณซิ แล้วจะรู้ว่าการควบคุมให้องค์กรอยู่รอด มีเงินเดือนจ่ายคุณ เขาทำอย่างไร)

การรู้ว่ามีวิธีการในการควบคุมมีหลากหลายอย่าง มีประโยชน์สำหรับ ที่ปรึกษา ผู้บริหาร ผู้ตรวจประเมินภายใน และ ที่ปรึกษาภายนอก ซื่อบื้อบางคนที่คิดว่าทำ ISO ต้องมีเอกสารระเบียบปฏิบัติเยอะ อะไรอะไรก็ต้องเป็นเอกสาร แทนที่จะดูว่ากระบวนการนั้นๆ ได้รับการควบคุมได้ดีอย่างไร  

ปัญหาในการควบคุมงาน

1. มีการจัดระบบงานไม่ดี ละเลยการจัดระบบงาน เช่นไม่มีการกำหนดอำนาจหน้าที่ ไม่มีระบบการติดต่อ ไม่มีการประสานงาน
2. หัวหน้างานไม่เห็นความสำคัญ การที่หัวหน้าควบคุมบ้างไม่ควบคุมบ้าง ทำให้เจ้าหน้าที่รองๆไม่เห็นความสำคัญ
3. ไม่มีหลักเกณฑ์และมาตรฐานการควบคุมงาน ซึ่งแปลว่าแล้วแต่ความพอใจของแต่ละหัวหน้างานแต่ละคน ไม่มีหลักเกณฑ์ บางเรื่องไม่ควรเข้มงวดกลับเข้มงวด หยุมหยิม บางเรื่องต้องเข้มงวดกลับปล่อยปละละเลย
4. ไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้ปฏิบัติงาน เมื่อผู้ปฏิบัติงานไม่เห็นประโยชน์จากการควบคุม ไม่เข้าใจเหตุผล จึงพยายามไม่กระทำตาม ไม่สนใจ และต่อต้าน อยากลอง ซึ่งเป็นนิสัยปกติของคน....