Login Form

วิธีการในการควบคุม ผู้รับเหมาช่วง (supplier/Outsource)

เดรื่องมือที่ใช้ในการคัดเลือกและควบคุม ประเมินซ้ำ มีมากมายหลายวิธีขึ้นอยู่กับผู้กับความสำคัญของผู้ส่งมอบ/ผู้รับเหมาช่วง ดังนี้

Supplier/Outsource Control : Vendor Self Assessment

การให้ผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ประเมินตนเองเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกำลังความสามารถของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ผลิตภัณฑ์ที่ผลิต ขนาด เทคนิคการผลิต และ ความสามารถของทีมผู้บริหาร/พนักงาน

เทคนิควิธีการนี้เหมาะมากๆหากท่านมีผู้รับ เหมาช่วง (supplier/Outsource)ที่ต้องดูแล เนื่องจากสะดวกรวดเร็วโดยเฉพาะอย่างยิ่ง วิธีการนี้ยังมีข้อดีในกรณีที่ท่านต้องการคัดเลือกเบื้องต้น เพื่อทำการระบุว่ารายไหนต้องไป on-site audit รวมทั้งสามารถให้ข้อมูลเบื้องต้นในการเตรียมการตรวจประเมิน

วิธีการ :

  • ความถี่ในการส่งแบบสอบถาม ท่านต้องการส่งแบบสอบถามนี้ด้วยความถี่ขนาดไหน ท่านใช้ในกรณีสอบถามในครั้งแรกหรือใช้การส่งแบบสอบถามนี้ตามรอบเวลา เืพื่อทำให้มั่นใจว่าข้อมูลของท่านยังคงทันสมัยอยู่เสมอ ( ทุกๆสองปี)
  • หากผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ไม่ตอบกลับ ท่านต้องทำอย่างไร
  • ทำอย่างไรถึงจะส่งแบบสอบถามนี้ให้กับผู้ที่รับผิดชอบของผู้รับเหมาช่วง (supplier/Outsource)
  • การเก็บเอกสาร เก็บที่ใคร นานขนาดไหน ใครเป็นคนประเมินข้อมูลที่ได้รับ

Supplier/Outsource Control : Onsite Audit การตรวจประเมิน

การใช้รูปแบบการตรวจประเมินผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) เป็นวิธีการเชิงรุกที่สามารถทำให้เห็นถึงความสามารถของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ที่สามารถบรรลุความต้องการของเราอย่างน่าเชื่อถือหรือสม่ำเสมอได้หรือไม่

วิธีนี้เป็นวิธีที่ไม่เพียงแต่เน้นที่ ผลิตภัณฑ์หรือ ชิ้นส่วนที่ผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ส่งมาให้ แต่เป็นวิธีในการพิจารณากระบวนการที่สถานประกอบการของ ผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource)ได้ ที่ซึ่งทำให้เราสามารถประเมินความสม่ำเสมอของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource)ในการกระทำตามข้อกำหนด

Supplier/Outsource Control : Onsite Vist การตรวจเยี่ยม

การกระทำการตรวจเยี่ยม (Onsite Visit) ไม่เหมือนกับการตรวจประเิมิน (Onsite Audit) จะเป็นรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ โดยปกติจะกระทำโดยผู้จัดการหรือบุคคลหลักๆที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ โดยทั่วไปจะกระทำโดยการสำรวจโดยรอบสถานประกอบการ และอาจขอเอกสารบางส่วน ตัวแทนของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) มักจะนำพาและอยู่กับทีมงานที่ทำการตรวจเยี่ยมเสมอ

Past Performance

สำหรับผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ที่ได้มีการใช้บริการหรือสั่งซื่้อไปแล้ว มีข้อดีคือเราสามารถทราบความสามารถที่แท้จริงจากการทำธุรกรรมที่ผ่านมา ซึ่งเราสามารถนำสมรรถนะที่ผ่านมาของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource)ในการกระทำตามข้อกำหนด รวมถึงการชี้บ่งโอกาสในการปรับปรุง

ชิ้นงานตัวอย่าง

ในบางกรณีหนทางเดียวที่จะพิสูจน์ไำด้ว่า ชิ้นส่วน วัตถุดิบ ต่างๆ จะสอดคล้องกับข้อกำหนดของเรากระทำได้โดยพิจารณาจากชิ้นงานตัวอย่าง ตามเกณฑ์ที่เรากำหนด บางครั้งเราอาจใช้วิธีการนี้ควบรวมกับการควบคุมอื่นๆ

ISO9001 หรือเทียบเคียง

การได้รับการรับรองระบบมาตรฐานเป็นส่วนหนึ่ง ของการเพิ่มความมั่้นใ่จ ในความสม่ำเสมอของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ซึ่งเราควรพิจาณาถึงอายุใบรับรอง ขอบเขตการรับรอง ...

การตรวจรับชิ้นงานที่สถานประกอบการผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource)

ในบางกรณีเราไม่สามารถทำการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ ในสถานประกอบการเราได้เช่นไม่มีพื้นที่ ไมมีเครื่องมือ แต่เราจำเป็นต้องยืนยันคุณภาพของผลผลิต การตรวจรับชิ้นงาน แต่วิธีการนีั้มีค่าใช้จ่ายสูงและต้องอาศัยบุคคลที่มีประสบการณ์

ข้อดี ข้อเสีย

ในแต่ละวิธีการ มีค่าใช้จ่าย มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน เราจำเป็นต้องเลือก บางวิธี หรือรวมกันหลายวิะีให้เหมาะสมกับผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) ในแต่ละราย

วิธีการ ข้อดี ข้อด้อย
Vendor Self Assessment
  • ง่าย และสะดวก รวดเร็ว
  • สามารถใช้เป็นฐานข้อมูล
  • ขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของผู้ข้อมูล
  • อาจมีการตีความที่แตกต่างจากผู้กรอกและผู้อ่าน
  • ไม่เหมาะสมสำหรับผู้รับเหมาช่วง ในงานที่มีความเสี่ยงสูง
การตรวจประเมิน (onsite audit )
  • ได้ข้อมูลที่ชัดเจน ครบถ้วนในประเด็นต่างๆ
  • ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายสูง
  • ขึ้นอยู่กับกำหนดการของผู้ตรวจประเมิน
การตรวจเยี่ยมชม (onsite visit)
  • ดูสภาพทั่วไป
  • ไม่เป็นทางการ
  • ไม่แน่ว่าจะใช้ยืนยันความสามารถของผู้รับเหมาช่วง
  • ไม่เหมาะสมสำหรับผู้รับเหมาช่วง ในงานที่มีความเสี่ยงสูง
ดูสมรรถนะการทำงานในอดีต
  • ง่าย
  • อาจไม่สะท้อนถึงความสามารถในปัจจุบัน
  • ขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูล
  • ไม่เหมาะสมสำหรับผู้รับเหมาช่วง ในงานที่มีความเสี่ยงสูง
การตรวจรับ และ ชิ้นงานตัวอย่าง
  • แสดงให้เห็นถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์
  • ไม่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ
  • ไม่เหมาะสมสำหรับ ผู้รับเหมาช่วง ในงานที่มีความเสี่ยงสูง
ISO9001หรือเทียบเคียง
  • เหมาะสมในการสร้าง bench mark
  • ง่ายต่อการร้องขอผู้ส่งมอบ
  • อาจไม่ได้แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่องค์กรเราต้องการ
การตรวจสอบหน้างาน
  • เป็นการยืนยันว่าผลิตภัณฑ์มีคุณภาพตามที่กำหนด

 

  • ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายสูง
  • ในบางกรณีไม่สามารถกระทำได้
  • บางผลิตภัณฑ์ไม่เหมาะสมในการใช้วฺ๊ธีนี้

 

การนำระบบการควบคุม Outsource ไปปฎิบัติ

 

1. ก่อนอื่นมาดูว่า ข้อกำหนด ISO 9001 ต้องการอะไรบ้าง

ข้อกำหนด ISO9001:2008 ข้อ 4.1 กำหนดว่า

"ในกรณีที่องค์กรมีการจ้างแหล่งภายนอกในกระบวนการใน กระบวนการหนึ่ง (Outsource any process) ที่มีผลกระทบต่อการสอดคล้องของข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ องค์กรต้องมั่นใจว่ามีการควบคุมกระบวนการดังกล่าว ชนิดและขอบเขตของการควบคุมในกระบวนการที่จ้างแหล่งภายนอกนี้ต้องมีการระบุ(define)ไว้ในระบบบริหารคุณภาพ"

ประเด็นคือ เราต้องทำการควบคุมกระบวนการ และเราต้องกำหนดชนิดและขอบเขตการควบคุมในระบบ QMS

2. เริ่้มอย่างไรดี

  1. ให้ท่านทำการปรับคูืมือคุณภาพ รวมถึง Business Flow หรือ Process Flow ว่ามีกระบวนการอะไรบ้างที่ outsource ดูเพิ่มเติมว่ากระบวนการใดอยู่ในกรอบ outsource
  2. ให้ทำการระบุผู้รับผิดชอบสำหรับกระบวนการที่ Outsource นั้นๆ ที่ซึ่งแต่ละองค์กรทำการระบุด้วยวิธีที่ต่างกัน เช่นอาจทำการะบุที่ QM, ระเบียบปฏิบัติ, flowchart,ใบพรรณาลักษณะงาน หรือรูปแบบตารางอย่างง่ายตามตารางข้างล่างนี้
  3. ทำการพิจารณาความเสี่ยงของผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource)ในแต่ละรายและทำการกำหนดนิยามเช่น 5 = เสี่ยงสูง ,4=ค่อนข้างสูง, 3= ปานกลาง, 2=ค่อนข้างต่ำ, 1= ต่ำ ในการให้ีคะแนนความเสียงนั้นไม่จำเป็นที่แต่ละองค์กรจะมีความเสี่ยงที่ เหมือนกัน เช่นงานขนส่ง บางองค์กรอาจระบเป็นเสี่ยงสูง ในขณะที่บางองค์กรอาจระบุเป็นความเสี่ยงต่ำ 
  4. กำหนดวิธีการในการควบคุม สำหรับ selection, evaluation and re-evaluation
  5. บริหาร outsouirce ตามข้อกำหนด ISO
  6. ใช้่ตารางนี้เป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนฝ่ายบริหาร หรือตามความเหมาะสม 

 

 

 

 

Supplier Kind of Outsource Respond By ความเสี่ยง Risk ข้อกำหนด ISO หลักๆ ที่เกี่ยวข้อง Initial/ selection Ongoing/evaluation/re-evaluation Remark
Supplier A ซ่อมบำรุง / งานกลึง Maintenance Mgr 2 6.3 Vendor Self assessment incoming inspection  
Supplier B

งานบริการสอบเทียบ

QC 5 7.6 ISO17025 certificate Past Performance  
Supplier C ผลิตชิ้นส่วน - X Prodcution Mgr 5 7.5.1 , 8.2.4 onsite audit Onsite Audit  
Supplier D ผลิตชิ้นส่วน - Y Production Mgr 3 7.5.1, 8.2.4 onsite audit Past Performance  
Supplier E ออกแบบ/ผลิตแม่พิมพ์ Engineering manager 5 7.3,7.5.1 Past Performance Onsite Inspection/Past Performance  
.... ... ... .. .. .. ..... ...

* สามารถเลือกได้มากกว่า 1 วิธี ในแต่ละการควบคุม , แต่ละองค์กรมีความแตกต่างในการเลืิอกมาตรการควบคุม

* โดยมากแล้ว มาตรฐาน วิธีการ รายละเอียดในการควบคุมผู้รับเหมาช่วง (Supplier/Outsource) จะเป็นเอกสารแนบท้ายสัญญา

Rev : .......................Date : ..............................อนุมัติโดย : ...................... 

 

 

 

ข้อกำหนด ISO9001 ที่สามารถในในการควบคุม outsourceมีดังนั้

5.4.2 การวางแผนระบบบริหารคุณภาพ (Quality management system planning)

ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจว่า
a) การวางแผนระบบบริหารคุณภาพเป็นไปตามข้อกำหนดในข้อ 4.1 และ วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ

หากองค์กรท่าน มีการใช้กลยุทธในการดำเนินธุรกิจโดยมี outsource เป็น partner หลักโดย เฉพาะมี กระบวนการหลักๆที่ outsource ไปภายนอก ผู้บริหารระดับสูงถูกคาดหวังให้มีส่วนร่วมในการบริหารจัดการ outsource นีั้ในระบบQMS ท่านอาจจำเป็นต้องตอบคำถามกับผู้ตรวจติดตามภายใน ภายนอก

ท่านอาจจำเป็นต้องให้แนวทางในการกำหนดกรอบวัตถุประสงค์ คุณภาำพ (Quality Objective) ทั้งนี้ทั้งนั้นแล้วแต่ว่า outsource ของท่านมีผลกระทบต่อองค์กรท่านหรือลูกค้าของท่านอย่างไร

 

5.6.2 ข้อมูลสำหรับการทบทวน (Review input)

ข้อมูลที่ใช้ในการพิจารณาการทบทวนของฝ่ายบริหารประกอบด้วย
a) ผลจากการตรวจติดตาม
b) ข้อมูลย้อนกลับจากลูกค้า
c) ผลการดำเนินการของกระบวนการ และความเป็นไปตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์

ในการทบทวนของผู้บริหารระดับสูง outsource process ถือเป็น processหนึ่งที่องค์กรต้องคำนึงถึง ดังนั้นสมรรถนะผู้ส่งมอบต้องอยู่ในการพิจารณาทบทวน ใส่ใจ ดูแลโดยระบบการทบทวนฝ่ายบริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหัวใจในการจัดการของท่านคือ outsource management

 

7.4.1 กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing process)

องค์กรต้องกำหนดหลักเกณฑ์ที่ใช้ใน การคัดเลือกผู้ขาย การประเมินและ การประเมินซ้ำ

 ผลิตภัณฑ์ บริการ วัตถุดิบ ที่ท่านได้รับมาจาก outsource process ของท่านไม่ว่าอย่างไร เขาคือผู้ขาย เขาคือ supplier ตามข้อกำหนด 7.4 ท่านต้องใช้ข้อกำหนดนี้เต็มรูปแบบ และใช้ข้อกำหนดนี้ในการแสดงให้เห็นถึงการควบคุม outsource process

 

7.4.3 การทวนสอบผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อ (Verification of purchased product)

องค์กรต้องจัดทำ และดำเนินการ ตรวจสอบ หรือกิจกรรมอื่นๆที่จำเป็นในการทำให้มั่นใจว่า ผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อมา เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดซื้อ

ผลการทดสอบ ตรวจสอบ การตรวจรับชิ้นงาน สำหรับผู้รับเหมาช่วงที่ท่าน outsource process ออกไป เป็นการกระทำตามข้อกำหนด 7.4.3 เช่นกัน

 

8.4 การวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis of data)

องค์กรต้อง วิเคราะห์ข้อมูลต้องให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ

a) ความพึงพอใจของลูกค้า(ดู 8.2.1)
b) ความสอดคล้องกับข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์(ดู 8.2.4)
c) ลักษณะเฉพาะ และแนวโน้มของ กระบวนการ และ ผลิตภัณฑ์ รวมถึง โอกาสในการป้องกันสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (ดู 8.2.3 และ 8.2.4)
d) ผู้ขาย (ดู 7.4)

ในการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่ว่าการวิเคราะห์ควาามพึงพอใจลูกค้า สมรรถนะของกระบวนการ ผลจากการตรวจสอบ ทุกแง่ ทุกประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ ผู้รับเหมาช่วงที่เราoutsource process ออกไป เราต้องทำการวิเคราะห์เหมือนกับกระบวนการของ

 

-- END --

บทความใกล้เคียง

Online

มี 447 ผู้มาเยือน และ ไม่มีสมาชิกออนไลน์ ออนไลน์