คำนิยามของคำว่า การตรวจเฝ้าระวัง (monitor) ตามมาตรฐาน Codex ได้ให้คำนิยามของคำว่า การตรวจเฝ้าระวัง (monitor) ว่า ดำเนิน กิจกรรมตามแผนที่ได้จัดทำไว้เป็นลำดับเพื่อสังเกต หรือ ตรวจวัดค่าต่างๆ ที่ต้องควบคุมเพื่อประเมินว่าจุดวิกฤตที่ต้องควบคุมนั้นๆ อยู่ภายใต้สภาวะควบคุม " the act of conducting a planned sequence of observations or measurements of control parameters to assess whether a CCP is under control"
ขั้นตอนการดำเนินงานในการตรวจเฝ้าระวังที่ดี จะต้องสามารถตรวจพบการสูญเสียการควบคุม ณ CCP โดยเร็วและจะต้องป้อนข้อมูลกลับได้ทันเวลา ทั้งนี้เพื่อให้สามารถทำการปรับกระบวนการทำงานให้อยู่ภายใต้การควบคุม และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดต่อค่าวิกฤต(critical limits) ด้วยเหตุผลนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ท่านจะต้องระบุ การตรวจเฝ้าระวัง (monitor)โดยละเอียดว่า ต้องทำอย่างไร เมื่อไหร่ ที่ไหน โดยใคร ที่จะต้องดำเนินการเกี่ยวกับการตรวจเฝ้าระวัง (monitor)
วัตถุประสงค์ของการตรวจเฝ้าระวัง (monitor)มีดังต่อไปนี้
การตรวจเฝ้าระวัง (monitor) คือกระบวนการที่ผู้ผลิตอาหารแสดงให้เห็นได้ว่า HACCP Plan มีการนำไปปฏิบัติใช้ เป็นการแสดงให้เห็นเป็นหลักฐานจากบันทึกอย่างชัดเจนว่า สภาวะ/เงื่อนไขการผลิต เป็นไปตาม HACCP Plan
การตรวจเฝ้าระวัง (monitor) ควรให้ข้อมูลทันเวลาเพื่อให้สามารถทำการปรับเปลี่ยนกระบวนการ เพื่อลดการสูญเสียการภาวการณ์ควบคุมกระบวนการที่ซึ่งเบี่ยงเบนไปจากค่าวิกฤต (critical limits) ในทางปฏิบัติเรามักมีการกำหนด ค่าควบคุม (operating limits) เพื่อให้มีเวลาพอในการปรับกระบวนการก่อนที่จะเกิดการการเบี่ยงเบนจากค่า วิกฤต (critical limits)
การตรวจเฝ้าระวัง (monitor) สามารถกระทำได้หลายวิธี การเฝ้าระวังค่าวิกฤติ ( critical limit ) นี้สามารถกระทำโดยการเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่อง/ตรวจสอบ 100% หรือ batch หากเป็นไปได้ ท่านควรเลือกใช้ การเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่อง/ ตรวจสอบ 100% เนื่องจากมีความน่าเชื่อถือที่มากกว่า การเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่อง จะทำให้สามารถทำการควบคุมการเบี่ยงเบนค่าควบคุม และปรับเปลี่ยนค่าให้อยู่ในเกณฑ์ เพื่อป้องกันการเบี่ยงเบนจากค่าวิกฤต (critical limits)
ในกรณีที่ไม่สามารถเลือกใช้การเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่อง จำนวนครั้ง ความถี่ ในการตรวจเฝ้าติดตามต้องมีการพิจารณาให้เพียงพอต่อการรับประกันว่า CCP อยู่ภายใต้การควบคุม หากมีความถี่ในการเฝ้าระวังสูง จะทำให้เกิดการสูญเสียผลิตภัณฑ์น้อยเมื่อเกิดการสูญเสียการควบคุมที่ CCP (เช่น ใช้การสุ่มที่ถี่ขึ้นของการตรวจสอบแต่ละตัวอย่าง)
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการสร้างระบบตรวจสอบเฝ้า ระวัง คือระยะเวลาที่ต้องทำการประมวลผล/ประเมินผลจากข้อมูลที่ได้ทำการติดตามผล โดยรวมแล้วแล้วการประมวลผล/ประเมินผลต้องเร็ว โดยเฉพาะการผลิตและการควบคุมประเภทแบบต่อเนื่อง ( on – line) ซึ่งทำให้ไม่มีพอในการประมวลผล/วิเคราะห์ผล
ด้วยเหตุนี้ การวัดทางทางกายภาพและเคมี หรือการใช้การตรวจพินิจด้วยสายตา จึงนิยมใช้ในการตรวจเฝ้าระวัง (monitor) มากกว่าการทดสอบจุลชีววิทยา ตัวอย่างของการวัดทางกายภาพและเคมีบางอย่างที่ใช้ในการตรวจสอบค่าวิกฤติเช่น การวัด อุณหภูมิ, pH, ระดับความชื้น และ วอเตอร์แอคทิเวท (Aw) เครื่องมือที่ใช้วัดนี้ต้องทำการสอบเทียบด้วย
การตรวจเฝ้าระวัง (monitoring) ให้ได้ข้อมูล เพื่อใช้ในการยอมรับ หรือไม่ยอมรับงานในขั้นตอน กระบวนการนั้นๆ ข้อมูลที่ได้จากการตรวจเฝ้าระวังจะต้องนำมาประเมินโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิด ชอบ ซึ่งมีความรู้และอำนาจหน้าที่ในการสั่งการแก้ไขเมื่อตรวจพบปัญหา
ในกรณีที่พบว่า ค่าวิกฤติเกินค่าที่กำหนด ซึ่งแสดงให้เห็นว่ามีการสูญเสียการควบคุมของ CCP ในการเบี่ยงเบนนี้ทำให้สินค้าที่ผลิต เป็นสินค้าที่ไม่ปลอดภัย ซึ่งต้องได้รับการชี้บ่งและดำเนินการจัดการกับสินค้าที่ไม่ปลอดภัยนี้
ความรับผิดชอบในการตรวจเฝ้าระวัง ต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจน และผู้ที่ได้รับมอบหมายต้องผ่านการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม ในการตรวจเฝ้าระวังสำหรับ CCP ที่รับผิดชอบ ผู้ที่ได้รับมอบหมายนี้ต้องเข้าใจวัตถุประสงค์และความสำคัญของการตรวจเฝ้า ระวัง การมอบหมายงานเรื่องการตรวจเฝ้าระวังนี้ต้องมอบหมายให้บุคคลที่มีความเป็น กลาง มีความอิศระ เป็นผู้มีหน้าที่ในการตรวจเฝ้าระวัง