Login Form

ตรวจประเมิน ผู้จัดการ/หัวหน้างาน คุณตรวจประเมินเป็นจริงหรือ !

การตรวจประเมินระบบ ISO 9001, ISO14001, OHSAS18001, ISO22000, .... และอีกมากมาย เป็นเรื่องของการตรวจระบบการจัดการ Management System

การจะเป็นผู้ตรวจประเมินระบบการจัดการได้ ผู้ ที่จะเป็นผู้ตรวจประเมินต้องเข้าใจความเกี่ยวข้องระหว่าง "เรื่องการบังคับบัญชา"  กับคำว่า  "ระบบบริหารจัดการ ( ISO 9001,ISO14001,OHSAS18001, ISO22000....)"

หากผู้ตรวจประเมินเข้าใจความเกี่ยวข้องข้างต้น จะรู้ว่า จะทำการตรวจประเมินอย่างไร จะตรวจ อะไร ต้องถามอะไร อะไรเป็นหลักฐานที่ต้องหา อะไรเป็นปัญหาเร่งด่วนที่ต้องจัดการ อะไรที่ควรออก CARs อะไรที่เรียกว่าระบบการจัดการที่ดีเหมาะสม

หากท่านเป็นผู้หนึ่งที่เห็นหัวเรื่อง นี้ แล้ว รู้สึกว่าเป็นเรื่องเก่าๆ รู้อยู่แล้ว ไม่เห็นน่าสนใจ ท่านอาจเป็นผู้ตรวจประเมินที่...............คนหนึ่ง

อะไรคือ Management กันแน่

คำว่า "การจัดการ" (Management) : หมายถึงการปฏิบัติการให้เป็นไปตามนโยบาย (แผนที่วางไว้) ซึ่งนิยมใช้ในการจัดการธุรกิจ (Business management) ส่วน คำว่า "ผู้จัดการ" (Manager) จะหมายถึงบุคคลในองค์กรซึ่งทำหน้าที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมในการบริหาร ทรัพยากรและกิจการงานอื่นๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ขององค์กร

การบริหารจัดการ (Management) หมายถึงชุดของหน้าที่ต่างๆ (A set of functions) ที่กำหนดทิศทางในการใช้ทรัพยากรทั้งหลายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายขององค์กร การ ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ (Efficient) หมายถึง การใช้ทรัพยากรได้อย่างเฉลียวฉลาดและคุ้มค่า (Cost-effective) การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล (Effective) นั้นหมายถึงการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง (Right decision) และมีการปฏิบัติการสำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้ ดังนั้นผลสำเร็จของการบริหารจัดการจึงจำเป็นต้องมีทั้งประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล ควบคู่กัน

ในอีกแนวหนึ่งอาจกล่าวได้ว่าการบริหารจัดการ หมายถึง กระบวนการของการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กรจากการทำงานร่วมกัน โดย ใช้บุคคลและทรัพยากรอื่นๆ  หรือเป็นกระบวนการออกแบบและรักษาสภาพแวดล้อมที่บุคคลทำงานร่วมกันในกลุ่มให้ บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในเมื่อ "ผู้จัดการ" (Manager) จะหมายถึงบุคคลในองค์กรซึ่งทำหน้าที่รับผิดชอบต่อกิจกรรมในการบริหาร ทรัพยากรและกิจการงานอื่นๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ขององค์กร  ดังนั้นการตรวจประเมินไม่ว่ามาตรฐานอะไร จึงต้องเน้นการซักถามสิ่งที่อยู่ในหัวเขา เทียบกับหลักฐานที่มีอยุ่ เป็นการตรวจประเมินโดยเปรียบเทียบสิ่งที่เขาพูด สิ่งที่เขาเขียน สิ่งที่เขาโม้ สิ่งที่เขาฝัน กับ สิ่งที่เกิดจริง ผลที่ได้จริง

หลายๆคนเป็นผู้จัดการเพราะว่ามีประสบการณ์ใน การทำงานเยอะกว่า (แก่กว่า)  บางคนเป็นผู้จัดการ แต่ไม่รุ้ว่า มีหน้าที่จัดการอะไร ให้ได้อะไร บางคนรุ้ว่าเป้าหมายของส่วนงานแผนกคืออะไรแต่ไม่ชอบเสี่ยงไม่ชอบการเปลี่ยน แปลงเลยอยุ่ไปอย่างงั้นๆ บางคนเป็นผู้จัดการที่ไม่ชอบให้ใครเกลียด วันๆไม่เคยสั่งการอะไร เดินลอยไปลอยมา ไม่เคยตำหนิใคร ไม่เคยสั่งการใคร บางคนวันๆเพียงคิดแต่ว่าใครจะมาเลื่อยขาเก้าอี้บ้าง มีใครเขาทำอะไรบ้าง

จะเห็นว่าผู้จัดการมีความสำคัญกับความสำเร็จ ขององค์กรมาก เงินเดือนก็มาก  ผู้ตรวจประเมินไม่ว่าภายในหรือภายนอก ไม่ควรเห็นแก่หน้าผู้จัดการมากนัก (แปลว่าต้องให้เกียรติ แต่ไม่ต้องเกรงใจ ต้องอัด !! -- เพื่อชาติ คิดไว้ เพื่อชาติ แต่ขอให้มีชีวิตต่อได้นะหลังจากตรวจไปแล้ว ตายเพื่อชาติ ดูโหดร้ายไปหน่อย...)

อะไรบ้างที่ต้องทำการตรวจประเมิน กับผู้จัดการ / หัวหน้างาน

1. ให้อธิบายขอบข่าย หน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานตนเอง และเกณฑ์การวัดผลสำเร็จของหน่วยงานท่าน
2. ท่านคิดว่าจุดเด่นที่สุดของหน่วยงานคืออะไร ทำไมถึงคิดเช่นนั้น
3. ท่านคิดว่าอะไรคือจุดด้อยของหน่วยงาน ท่านคิดจะแก้ไขอย่างไร ฝ่ายบริหารมีส่วนสนับสนุนหรือไม่
4. ในฐานะหัวหน้า/ผู้จัดการ มีบทบาทอย่างไรในการทำให้หน่วยงานบรรลุพันธะกิจที่ต้องการ
5. เป้าหมายของหน่วยงานคืออะไร พันธะกิจ วิสัยทัศน์ขององค์กรเป็นอย่างไรมีที่มาอย่างไร
6. ท่านใช้วิธีการใดในการสื่อสารภายในหน่วยงาน และระหว่างหน่วยงาน
7. หน่วยงานท่านมีดัชนีชี้วัดคุณภาพใดบ้าง ทำไมจึงใช้ดัชนีชี้วัดดังกล่าว
8. ท่านได้ใช้ประโยชน์จากดัชนีชี้วัดคุณภาพอะไรบ้าง ลองยกตัวอย่าง
9. ในรอบ 1 ปีที่ผ่านมา มีการปรับปรุงใดที่ภาคภูมิใจที่สุด ลองยกตัวอย่าง
10. ท่านใช้ระบบใดในการรับประกันคุณภาพงานของหน่วยงานท่าน
11. ท่านใช้วิธีการใดในการบริหารความเสี่ยงของกระบวนการภายในหน่วยงานท่าน
12. ท่านคิดว่ายังมีความเสี่ยงใดบ้างที่ยังหลงเหลืออยู่ ท่านจะทำอย่างไรต่อไป
13. ท่านมีการประเมินการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานหรือไม่ ถ้ามีท่านมีวัตถุประสงค์ในการประเมินอย่างไร ถ้าไม่มี ท่านใช้วิธีการใดที่ทำให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูก ต้อง เหมาะสม
14. ท่านมีหลักเกณฑ์ในการประเมินการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานอย่างไร
15. ท่านมีส่วนร่วมในกิจกรรมการปรับปรุงของหน่วยงาน หรือ องค์กรอย่างไรบ้าง
16. ท่านมีหลักเกณฑ์ในการจัดสรรทรัพยากรอย่างไร ทั้งทรัพยากรบุคคลและเครื่องมือ
17. ท่านมีระบบควบคุมความพร้อมใช้งานของเครื่องมืออย่างไร
18. หากท่านได้รับมอบอำนาจจากผู้อำนวยการองค์กรให้มีอำนาจสิทธิขาด ท่านคิดจะปรับปรุงแผนกหรือหน่วยงานท่านอย่างไรบ้าง
19. ในฐานะที่ท่านเป็นหัวหน้างาน เหตุการณ์ใดที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน ที่ทำให้ท่านรู้สึกอึดอัดใจมากที่สุดลองยกตัวอย่าง
20. มีแผนการพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานอย่างไรบ้าง ขอดูตัวอย่างแผนอบรม และบันทึก
21. คิดว่าจำนวนบุคลากรในหน่วยงานขณะนี้เหมาะสมหรือไม่ เพราะเหตุใดจึงคิดเช่นนั้น
22. หากคิดว่าจำนวนบุคลากรไม่เพียงพอ ท่านมีวิธีการแก้ไขอย่างไร ฝ่ายบริหารมีส่วนสนับสนุนหรือไม่
23. ท่านทราบได้อย่างไรว่าขณะนี้มีจำนวนบุคลากรในหน่วยงานมากเกินความต้องการ
24. ท่านมีวิธีการอย่างไรในการประเมินว่าเจ้าหน้าที่คนใดควรได้รับการพัฒนาหรืออบรมในส่วนใดเพิ่มเติม
25. ถ้าท่านจะรับพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น พนักงานใหม่คนนั้นควรมีคุณสมบัติอย่างไร
26. ถ้าท่านรับเขาเข้ามาแล้ว ก่อนปฏิบัติงาน ท่านจะอบรมพนักงานผู้นั้นในเรื่องใดบ้าง
27. เคยมีการย้ายเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานอื่นมาปฏิบัติงานในหน่วยท่านบ้างหรือไม่ ถ้ามี เขาเหล่านั้นจะถูกเตรียมความพร้อมก่อนทำงานอย่างไร
28. มีการใช้พนักงานที่มีคุณวุฒิต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่ ถ้ามี ท่านมีวิธีการอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานดังกล่าวมีความรู้ความสามารถ ที่เหมาะสม
29. ในกรณีที่พนักงานในหน่วยงานของท่าน มีปัญหากับหน่วยงานอื่น ท่านมีวิธีการบริหารอย่างไร
30. ท่านมีหลักเกณฑ์ในการมอบหมายงาน ให้แก่เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานอย่างไร
31. ท่านคิดว่าท่านรู้สึกพอใจผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานของท่านมากน้อยเพียงใด ทำไมถึงคิดเช่นนั้น
32. อุปสรรคที่คิดว่าสำคัญที่สุดในการพัฒนาคุณภาพของหน่วยงานท่านคืออะไร
33. ท่านมีวิธีการอย่างไรเพื่อให้มั่นใจความคาดหวังของลูกค้าทั้งภายในและภายนอกได้รับการตอบสนอง
34. รายงานประจำเดือนที่ท่านต้องจัดเตรียม และรายงานผู้บังคับบัญชามีอะไรบ้าง ทำไมต้องเตรียมรายงานนั้น รายงานนั้นมีความสำคัญอย่างไรต่อหน่วยงานท่าน
35. ท่านคิดว่า ทักษะและความรู้ความสามารถที่จำเป็นของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานท่านคืออะไร และท่านใช้วิธีการใดเพื่อทำให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ทุกคนมีความรู้ความชำนาญ ตามที่กำหนด
36. เมื่อท่านประสบปัญหาในการปฏิบัติงาน ท่านมีขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาอย่างไร

เลือกเอาไปจัดทำ นำไปใส่ใว้ใน checklist ได้ตามสะดวกนะครับ !!

 

บทความใกล้เคียง

Online

มี 163 ผู้มาเยือน และ 2 สมาชิก ออนไลน์