Login Form

10 เคล็ดลับในการ Internal Audit

สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนที่จะดำเนินการทำ Internal Audit ของระบบความปลอดภัยในอาหารของคุณ คือ:

1.จัดเตรียมทีมงาน Internal Audit ให้เพียงพอ หากจะให้ได้ประสิทธิภาพควรมี Auditor อย่างน้อย 4-8 คนขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท เพราะอย่าลืมว่า Auditor จะต้องทำงานนอกเหนือจากงานประจำและมีภาระงานที่เพิ่มขึ้น เพื่อจะให้ Auditor สามารถเข้าถึงพื้นที่การเข้าถึงยากเพื่อตรวจสอบได้ รวมถึงเป็นการสร้าง Auditor สายเลือดใหม่โดยให้การฝึกอบรมที่สอดคล้องกับทีมเพื่อให้ทุกคนมีแนวความคิดและวิธีการตรวจให้เป็นแนวทางเดียวกัน

2. Audit ตาม "Process" ไม่ Audit ตาม“procedure” จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเพราะเป็นการตรวจที่คลอบคลุมความต่อเนื่องของขั้นตอน ซึ่งมีความแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การAudit กระบวนการจัดส่งสินค้าและรับวัตถุดิบหรือหน่วยงานที่จะครอบคลุมทั้งการจัดส่งสินค้าและกระบวนที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่การรับวัตถุดิบรวมถึง procedure ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง เพื่อทำให้คุณมั่นใจได้ว่ากระบวนการทั้งหมดสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.ใช้ข้อกำหนดที่เป็นกฏหมายภายในประเทศ, กฏหมายประเทศคู่ค้า,และข้อกำหนดของโรงงานเพื่อจัดทำเป็นรายการคำถาม (check list) รวมถึงเพิ่มรายการคำถามได้เล็กน้อยอันได้แก่ คำถามที่ได้จากประสบการณ์ตรวจในครั้งที่ผ่านมา หมายความว่า การตรวจสอบของแต่ละคนจะแตกต่างกันเล็กน้อยและจะตรวจได้ครอบคลุมมากขึ้นเมื่อตรวจไปแล้วหลายๆครั้ง

4.จัดเตรียมพนักงานในพื้นที่ที่ Auditor จะเข้าตรวจให้พร้อม เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ดีที่สุดและต้องมีการแจ้งให้พนักงานเหล่านั้นทราบว่าพวกเขาต้องเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น Spec, Record หรือ procedure ให้พร้อมซึ่งจะเป็นผลดีต่อการตรวจประเมินเป็นอย่างยิ่ง

5.การบันทึกผลใน Check list ต้องไม่เพียงแต่ ติ๊กถูกในช่องเหมาะสมหรือไม่หมาะสมเท่านั้น แต่ต้องจดบันทึกหลักฐานต่างๆที่เราพบเจอด้วย ซึ่งข้อมูลที่ได้นั้นจะเป็นตัวช่วยสะท้อนการทำงานของคุณทั้งสิ่งที่ทำดีแล้วและยังไม่ดีพอ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นได้ว่า Auditor อย่างคุณเป็นผู้ตรวจประเมินภายในที่มีประสิทธิภาพ

6.จดจำที่สิ่งเคยพบเจอในครั้งที่ผ่านมาเพื่อปรับเปลี่ยนตารางเวลาการตรวจให้เหมาะสม หากพื้นที่ใดพบความไม่สอดคล้องในปริมาณมาก ก็ให้เพิ่มความถี่ในการตรวจ ซึ่งการตรวจในแต่ละพื้นที่หรือกระบวนการต้องอยู่บนพื้นฐานอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี ซึ่งทีมผู้ตรวจถือได้ว่าเป็นกุญแจสำคัญในการวัดประสิทธิภาพและการสร้างการปรับปรุงของระบบเลยทีเดียว

7.เขียนรายงานการตรวจให้สมบูรณ์และจัดเจนตามความไม่สอดคล้องต่างๆที่เราตรวจพบ ระบุความไม่สอดคล้องให้มากที่สุด ซึ่งถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่มีคุณค่าและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการปรับปรุงระบบขององค์กร

8.ให้มีการฝึกอบรมแก่ auditor อาจสอนโดยใช้ PowerPoint และให้สังเกตุการตรวจประเมินร่วมด้วย สำหรับผู้ตรวจมือใหม่อาจเป็นเรื่องยากและรู้สึกอึดอัดที่จะต้องเข้าไปตรวจงานของเพื่อนเราเอง เพราะฉนั้นในส่วนของการฝึกอบรม Auditor นอกจากต้องรู้ขั้นตอนการตรวจและข้อกำหนดแล้ว ยังต้องมีการสอน “ how to” วิธีการตรวจ การตั้งคำถาม การตรวจสอบบันทึกและการดำเนินงานของแต่ละกระบวนการ เพื่อให้แน่ใจว่า Auditor สามารถดำเนินการตรวจได้อย่างมีประสิทธิผล

9.นำผลการตรวจที่ได้เข้ามาคุยกันในทีมเพื่อสรุปผลเข้าทบทวนฝ่ายบริหาร จะเป็นการดีกว่าถ้าข้อมูลที่ได้จากการตรวจได้มีการสรุปก่อนการนำเสนอ ยิ่งมากก็จะแสดงให้เห็นถึงสถานะของระบบได้ดี การมองข้อมูลที่ได้จากการตรวจที่ระบุได้ชัดเจนจะมีประโยชน์มากกว่าการมุ่งเป้าที่จำนวนของความไม่สอดคล้องนั้นๆ ยิ่งการตรวจมีความหลากหลายในพื้นที่การเข้าตรวจมากเท่าใด การปรับปรุงการแก้ไขของระบบก็จะหลากหลายและได้ประโยชน์มากเท่านั้น

10.จัดเตรียมทรัพยากรที่ต้องใช้ให้มีเพียงพอในเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้การตรวจมีประสิทธิภาพเช่นการดำเนินการแก้ไขและการทวนสอบต่างๆ ซึ่งหมายความว่า Auditor ต้องได้รับการฝึกฝนเพื่อเตรียมพร้อมในเวลาที่ต้องดำเนินการตรวจ รวมถึงการแก้ไขและทวนสอบให้ได้ทันเวลา

Online

มี 86 ผู้มาเยือน และ สมาชิกหนึ่งคน ออนไลน์