ISO22301 | จัดลำดับการวางแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินอย่างไรดี

• | พิมพ์ |

รายละเอียด

ฮิต: 7113

จัดลำดับการวางแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินอย่างไรดี

ลำดับการวางแผน คือ ชุดของขั้นตอนที่ปรับรูปแบบในการพัฒนาด้านตรรกะ (fashioned into) ของการดำเนินการเพื่อพัฒนาแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ดี ในกรณีที่แผนงานมีประสิทธิภาพ แผนงานนั้นจะต้องสามารถถูกปรับแต่งให้เหมาะสมกับองค์กรและสามารถบอกถึงความต้องการที่เฉพาะเจาะจงขององค์กรนั้นๆได้ อย่างที่ได้กล่าวมาแล้ว ไม่มีทางที่สถานการณ์ฉุกเฉินใดที่จะเหมือนกับสถานการณ์ฉุกเฉินครั้งอื่นๆในทุกๆอย่าง แผนการมีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดในจุดที่สำคัญ... แผนการต้องมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ลำดับการวางแผนจะถูกออกแบบด้วยวิธีการที่สมเหตุสมผลและมีแบบแผน ขั้นตอนต่อไปนี้ควรจะถูกดำเนินการตามแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ได้รับการพิจารณา:

1. กำหนดสิ่งที่จำเป็น (Determine requirements)

a. ขั้นตอนแรกในลำดับนี้ คือ การกำหนดสมมติฐานและสิ่งที่จำเป็นที่เชื่อมโยงกับสมมติฐานเหล่านั้น สมมติฐานถือว่าเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับปัญหาและเป็นการระบุเงื่อนไขต่างๆที่ต้องเกิดขึ้นในกรณีที่แผนการเฉพาะมีการนำไปใช้งาน
b. ปัญหาคุกคามต่างๆที่สามารถเกิดขึ้นได้สามารถนำมาพิจารณาได้
c. มีส่วนประกอบมากมายที่จะต้องมารวมและพิจารณา

1. 1) องค์ประกอบด้านบุคลากร พนักงานภายในองค์กร ผู้มาติดต่อ ผู้ขายของ(vendors) และ ผู้รับเหมา
2. 2) องค์ประกอบของอาคารหรือสิ่งปลูกสร้าง โครงสร้างที่จำเป็นของอาคาร (physical plant), ระบบของอาคาร (building system), และ การรักษาความปลอดภัยทางกายภาพ (physical security)
3. 3) องค์ประกอบด้านอำนาจควบคุม (regulatory element) กฎข้อบังคับและหลักเกณฑ์ด้านความปลอดภัย จะถูกพัฒนาขึ้นเพื่อปกป้องชีวิตผู้คน หน่วยงานควบคุมจะบังคับใช้หลักเกณฑ์และกฎหมายต่างๆ และรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน
4. 4) องค์ประกอบด้านการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ความต่อเนื่องของภารกิจองค์กร ภายหลังสถานการณ์ฉุกเฉิน

 

2. ประเมินความต้องการ (Evaluate requirements)

การประเมินความต้องการจะดำเนินการผ่านการปรึกษาหารือกับ เจ้าหน้าที่ในองค์กรอื่นๆและหน่วยงานภายนอก เพื่อให้มั่นใจว่าทุกๆปัจจัยได้รับการพิจารณาแล้ว เมื่อความต้องการที่มากที่สุดถูกตรวจพบ สิ่งเหล่านั้นควรจะถูกตรวจสอบ ประเภทของปัญหาภัยคุกคาม, ความน่าจะเป็นของการเกิดขึ้น, และอิทธิพลของปัจจัยภายนอก ข้อมูลนี้จะถูกนำมาประกอบรวมกันและควรได้รับการตรวจสอบเพื่อหาความหมายและความสัมพันธ์ภายใน ผลลัพธ์จากขั้นตอนการประเมินในส่วนของการสรุปและการแนะนำที่บ่งชี้กระบวนการทำงานที่เป็นไปได้ ควรจะส่งไปยังผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เพราะการเตรียมความพร้อมสำหรับทุกๆสถานการณ์ฉุกเฉินคือจุดมุ่งหมายของการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉิน กระบวนการทำงานที่แตกต่างกันต้องได้รับการพิจารณา สำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินแบบเฉพาะเจาะจง แต่ละแผนงานถูกสร้างบนกระบวนการดำเนินงานแบบเดี่ยว (a single course of action) ระบุหน้าที่เฉพาะเจาะจงที่นำไปปฏิบัติ ความซับซ้อนของหน้าที่ รวมไปถึงความสำคัญที่เกี่ยวข้องและกฎหมายที่มีความสอดคล้องกัน

 

3. เตรียมแผนงาน (Prepare the Plan)

พิจารณาแผนงานจากมุมมองของสถานการณ์ฉุกเฉิน: ก่อน, ระหว่าง และ ภายหลัง

a. ก่อนเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน... ขั้นตอนการเตรียมพร้อม

พิจารณาคำถามต่อไปนี้: ใคร? อะไร? เมื่อไหร่? ที่ไหน? และอย่างไร? ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในหน้าที่เฉพาะต่างๆ? ตัวอย่างเช่น เมื่อถึงเวลาต่อติดต่อกับบริษัทประกันภัย ใครคือผู้รู้รายละเอียดที่บริษัทประกันภัยต้องการ? รายการทรัพย์สินรวมถึงแบบและเลขรหัสต่างๆ ถูกเก็บไว้ที่ใด? คุณจะพิสูจน์ถึงมูลค่าความเสียหายที่ให้กับบริษัทประกันภัยเพื่อช่วยในการเรียกร้องเงินประกันได้อย่างไร? ผู้จัดการด้านการเงินหรืองบประมาณของคุณได้กำหนดปริมาณสินเชื่อหรือเงินทุนที่สามารถใช้ประโยชน์ได้ในกองทุนสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินที่จำเป็นในขั้นตอนการฟื้นฟูหรือไม่? สำหรับคำถามมากมายนี้ คุณอาจจะไม่สามารถตอบได้ เริ่มต้นทำแต่เนิ่นๆ ก่อนที่สถานการณ์ฉุกเฉินจะเกิดขึ้น, รวบรวมข้อมูลและตอบคำถามเหล่านี้ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรของคุณมีการเตรียมพร้อมได้ดียิ่งขึ้น

1) แนวคิดของการดำเนินงาน (concept of operation) อธิบายคุณลักษณะของแผนงานและวิธีนำแผนงานไปปฏิบัติ

• 1. เอกสารควรจะประกอบด้วยหลักการและกระบวนการ รวมถึงข้อกำหนดในการรายงาน (reporting requirements)
• 2. ทบทวนตรวจสอบแผนงานที่มีอยู่และกระบวนการต่างๆ และปรับเปลี่ยนแก้ไขในกรณีที่มีความจำเป็น

2) การบรรเทาผลกระทบ (mitigation) คือการนำกระบวนการ การปฏิบัติ และอุปกรณ์ที่จำเป็นไปใช้สำหรับลดความเสี่ยงขององค์กรในสถานการณ์ฉุกเฉินและภาวะภัยพิบัติ

• 1. ระบุหลักเกณฑ์และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องเพื่อปฏิบัติตาม
• 2. กำหนดการดำเนินการเชิงป้องกันเพื่อจัดการกับสถานการณ์ฉุกเฉิน
• 3. ควบรวมบทบาทและการดำเนินการไปยังพื้นที่ขนาดเล็กของอาคาร เพื่อลดการใช้พลังงานไฟฟ้า (ในกรณีที่เครื่องกำเนิดไฟฟ้ายังทำงาน) และจัดเครื่องมือให้มีการผลัดปลี่ยนกันหยุดจ่ายกระแสไฟฟ้าในวงกว้างสำหรับ ระบบทำความเย็นและปรับอากาศ (HVAC) และ ระบบควบคุมความชื้น ใช้น้ำทิ้งสำหรับการกำจัดสิ่งปฏิกูลแทนที่การใช้น้ำดี
• 4. วางแผนสำหรับการอพยพออกจากของอาคารและสิ่งปลูกสร้าง รวมถึงการส่งกำลังบำรุง (logistics) การขนส่งลำเลียง และ ที่หลบภัยของผู้คน เอกสารและข้อมูลต่างๆ

3) ศูนย์การดำเนินการในสถานการณ์ฉุกเฉิน (Emergency Operations Center) กำหนดว่า ใครจะเป็นผู้ดำเนินการ ดำเนินการที่ไหน ดำเนินการเมื่อไหร่ และ ดำเนินการอย่างไร องค์กรควรจะมีศูนย์ควบคุมการดำเนินการ (Command Operations Center (COC))เป็นของตัวเอง นอกจากนี้ แผนกการจัดการอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างควรมีศูนย์ดำเนินการเป็นของตัวเอง โดยเรียกว่า ศูนย์การดำเนินการในสถานการณ์ฉุกเฉินของอาคาร (the Facilities Emergency Operation Center)

4) การควบคุมและสั่งการ (Command and Control) กำหนดสายการบังคับบัญชา (ใครคือคนสั่งการ) วิธีการที่ข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและเผยแพร่ออกไป และใครเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องอะไร

• 1. กำหนดและพัฒนาแผนการติดต่อสื่อสาร
• 2. พิจารณาการใช้งานระบบการจัดการภาวะฉุกเฉินแห่งชาติ (National Incident Management System) สำหรับองค์กรของคุณ
• 3. จัดทำแผนผังของสายบังคับบัญชา
• 4. พัฒนาและตรวจสอบขั้นตอนการรายงาน
• 5. พัฒนาแผนเงินทุนและรวมถึงข้อมูลวิธีการติดตามค่าใช้จ่าย
• 6. กำหนดขั้นตอนการอพยพและการหลบภัย]

5) ฝึกอบรม เพิ่มสมรรถภาพของพนักงานให้มากขึ้นด้วยการฝึกซ้อม

6) ระบุสิ่งของ, การบริการ, ทรัพยากร, สัญญาข้อตกลง, และการดำเนินการที่จำเป็น

การจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉินที่เกินกว่าที่เขียนแผนไว้นั่นเป็นการใช้ทรัพยากรจำนวนมาก (resource intensive)

• 1. ระบุสิ่งของและการบริการที่มีความจำเป็น
• 2. ระบุทรัพยากรและความสามารถภายใน
• 3. ระบุทรัพยากรภายนอก
• 4. ทำการตรวจสอบการประกันภัย
• 5. ระบุการสนับสนุนด้านที่อยู่อาศัยชั่วคราว (ในกรณีที่จำเป็น)
• 6. จัดตั้งข้อตกลงด้านสินเชื่อกับบริษัทรายอื่นๆ และสร้างความสัมพันธ์กับพวกเขา
• 7. ทำการติดป้ายราคาให้กับทรัพยากรเหล่านี้และเตรียมการให้เหตุผลในค่าใช้จ่าย

7) การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business continuity) การวางแผนเรื่องการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจต้องเริ่มต้นก่อนที่สถานการณ์ฉุกเฉินจะเกิดขึ้น ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างผู้ขายกับผู้รับเหมาเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็น เพราะองค์กรจะขึ้นอยู่กับพวกเขา คำถามที่ควรถูกถามประกอบด้วย: ความช่วยเหลือแบบใดที่ผู้ขายและผู้รับเหมาสามารถให้ได้? ผู้ขายและผู้รับเหมาเหล่านี้สามารถจัดหา วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ การบริการ และ การช่วยเหลือทั้งหมดให้ได้อย่างไร ในกรณีที่พวกเขาอาจจะได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ฉุกเฉิน?

b. ระหว่างสถานการณ์ฉุกเฉิน (During...) การรับมือ (Response phase) การนำแผนงานไปปฏิบัติ

1) แนวคิดของการดำเนินงาน (Concept of operation) ต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่? แผนงาน คือ ข้อมูลเอกสารที่มีความยืดหยุ่น ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้เมื่อจำเป็น ในการนำแผนงานไปปฏิบัติ ผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือส่งปลูกสร้างควรจะมีการรวมตัวทีมสำหรับรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินทั้งหมดเพื่อประชุมร่วมกัน ในการประชุมผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะสรุปประเด็นปัญหาต่างๆ ให้คำแนะนำ จัดแบ่งอำนาจหน้าที่ จัดเตรียมความพร้อมของทรัพยากร และ ประสานกระบวนการการรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน และเมื่อสถานการณ์ฉุกเฉินถูกจำกัดยับยั้ง กระบวนการฟื้นฟูก็จะเริ่มต้นขึ้น

2) บุคลากรด้านการจัดการอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างจะนำกระบวนการรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินไปปฏิบัติ ด้วยการจัดการสำรวจประเมินความเสียหายของสิ่งปลูกสร้าง ทำเอกสารยืนยันการบาดเจ็บและเสียชีวิต แจ้งรายละเอียดขั้นตอนและกระบวนการต่างๆที่ใช้ในระหว่างเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน ประสานงานด้านอุปกรณ์ เสบียง ที่หลบภัยและ การช่วยเหลือในความต้องการด้านการดูแลรักษาจำนวนมาก

3) ผู้ควบคุมดูแลอาคารและสิ่งปลูกสร้าง จะค้นหาประเภทและขอบเขตของสถานการณ์ฉุกเฉินและแจ้งไปยังศูนย์ควบคุมการดำเนินการ (COC) นอกจากนี้ ผู้ควบคุมดูและจะจัดตั้งทีมประเมินความเสียหาย (Damage Assessment Team) และสั่งการให้ทีมนี้เริ่มต้นการประเมินอาคารและระบบสาธารณูปโภคที่สำคัญในเบื้องต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกรวบรวม วิเคราะห์อย่างรวดเร็ว และส่งผ่านไปยังผู้ควบคุมดูแลอาคารหรือสิ่งปลูกสร้าง ซึ่งเป็นผู้ที่จะแจ้งข้อมูลเหล่านี้ไปที่ศูนย์ควบคุมการดำเนินการ (COC) ขององค์กร การประเมินที่ละเอียดมากขึ้น จะถูกดำเนินการหลังจากสถานการณ์ฉุกเฉินอยู่ในการควบคุมแล้ว

4) การจัดการในการรับมือ (Response organization) พนักงานทุกคนควรรู้หน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเอง

5) การจัดทำเอกสาร (Documentation) ทุกการดำเนินการจำเป็นต้องจัดทำเป็นเอกสารเพื่อการตรวจสอบในอนาคต

c. ภายหลังสถานการณ์ฉุกเฉิน (After...) ขั้นตอนการฟื้นฟู (Recovery phase)

เมื่อสถานการณ์อยู่ในการควบคุม ความพยายามที่จะทำให้กลับสู่ภาวะปกติก็จะเกิดขึ้น และ การฟื้นฟูจะเริ่มต้นขึ้น ตามที่จะอธิบายดังต่อไปนี้ ในสถานการณ์ภัยพิบัติ อาจจะกินระยะเวลาเป็นสัปดาห์ เดือน หรือ ปี ขึ้นอยู่กับความรุนแรงของสถานการณ์ ในกรณีของพายุเฮอร์ริเคนแคทริน่า(Katrina)และแซนดี้(Sandy) เหตุการณ์เหล่านี้ใช้เวลาเป็นปีๆเพื่อเข้าสู่ขั้นตอนของการฟื้นฟูอย่างเหมาะสมในบางส่วน
1) แนวคิดของการดำเนินงาน (Concept of operation) การฟื้นฟูจะถูกนำไปปฏิบัติอย่างไร?
2) ความรับผิดชอบในการฟื้นฟู
3) การฟื้นฟูอาคาร
4) การดำเนินการและการซ่อมบำรุง
5) บุคลากรและการบริหารจัดการ
6) การดำเนินการกอบกู้
7) การประเมินความเสียหาย
8) การประชาสัมพันธ์

d. การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business continuity) องค์กรจะดำเนินต่อไปอย่างไรเพื่อให้อยู่รอด?

4. การวิเคราะห์และแก้ไขแผนงาน (Analyze and modify the plan)

ขั้นตอนนี้ คือ ขั้นตอนการแก้ไขจุดบกพร่อง (debugging phase) ส่วนนี้คือส่วนที่คุณจะตรวจสอบแผนงานในรายละเอียดและประสานเข้ากับเจ้าหน้าที่ต่างๆและหน่วยงานภายนอกเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆที่ต้องการทางออก จึงเป็นโอกาสที่ดีในการดำเนินการฝึกปฏิบัติรูปแบบต่างๆเพื่อปรับปรุงแก้ไขสิ่งที่อยู่ในแผนงานและในส่วนที่จำเป็น; ปรับแก้ไขในรายละเอียดเพื่อทำให้ชัดเจนและง่ายขึ้น และยังพิจารณาความเสี่ยง ในด้านของค่าใช้จ่าย เนื่องจากอาจจะมีความลังเลจากผู้นำองค์กรในการจัดหาเงินทุนสำหรับทรัพยากรเพื่อใช้ในแผนการจัดการในสถานการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งอาจจะไม่ถูกนำไปใช้ การหาเหตุผลอธิบายค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดเป็นสิ่งที่สำคัญ (Good, detailed cost justification is critical)

5. การนำแผนงานไปปฏิบัติ (Implement the plan)

เมื่อการวิเคราะห์เสร็จสมบูรณ์และคุณพอใจกับแผนงานแล้ว ต่อมาจะทำการเผยแพร่แผนงาน การกระจายแผนงานเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากคุณต้องการให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับเอกสารนี้ นอกจากนี้คุณควรกำหนดว่าองค์กรภายนอกแผนกการจัดการอาคารหรือสิ่งปลูกสร้างใด ควรจะได้รับเอกสารฉบับนี้ ซึ่งค่อนข้างที่จะเป็นไปได้ที่คุณอาจจะต้องแจกจ่ายเอกสารนี้อย่างน้อยๆ 100 ชุด ไม่ต้องกังวลว่าคุณจะเตรียมเอกสารมากเกินไป เนื่องจากมีบุคคลหรือองค์กรอื่นๆที่ต้องการเอกสารนี้อยู่ตลอด ตรวจดูให้แน่ใจได้ว่าคุณได้ประทับตราวันที่ของแผนงานแล้ว เนื่องจากในกรณีที่คุณแก้ไขและจัดพิมพ์ใหม่อีกครั้ง หรือแจกจ่ายในรูปแบบอิเลคทรอนิกส์ คุณจะต้องทราบว่าเอกสารชุดใดกำลังถูกนำไปใช้งาน ตั้งระยะเวลาสำหรับการตรวจสอบ ทบทวน และ เผยแพร่แผนงานใหม่ ในทุกปี แผนงานแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถเพิ่มลงในแท๊ปเล็ตหรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง โดยเฉพาะในพื้นที่ (in the field)

 

6. ฝีกซ้อมแผนงาน (Rehearse the plan)

เมื่อแผนงานสมบูรณ์แล้ว ต่อมาจึงมีความจำเป็นที่จะต้องฝึกซ้อม ยิ่งบุคลากรมีความคุ้นเคยกับแผนมากเท่าไหร่ การปฏิบัติและการรับมือต่อสถานการณ์ฉุกเฉินก็จะยิ่งง่ายมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งคล้ายกับการออกกำลังกายสร้างกล้ามเนื้อ... เมื่อคุณออกกำลังการมากขึ้น กล้ามเนื้อก็จะยืดหยุ่นและแข็งแรงมากขึ้น ในการสรุปการฝึกซ้อมในแต่ละครั้ง ควรมีการประชุมถึงสิ่งที่ได้เรียนรู้ซึ่งทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความรับผิดชอบในการตั้งประเด็นซักถามอย่างน้อยหนึ่งข้อที่เกี่ยวข้องกับคำถามต่อไปนี้: ส่วนใดดำเนินการเป็นไปได้ดี? ขั้นตอนใดดำเนินการได้ไม่ดี? ส่วนใดมีความจำเป็นต้องปรับปรุงหรือแก้ไข?