Login Form

ความล้มเหลวในการจัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติ

การจัดทำมาตรฐาน ระเบียบปฏิบัติในองค์กร มักล้มเหลวได้อย่างง่ายดาย

สิ่งที่ท่านต้องตระหนัก ทำความเข้าใจ เพื่อให้การจักทำมาตรฐานในองค์กรประสบความสำเร็จคือ 

1. ต้องชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการมาตรฐาน

ตัวท่านและพนักงานของท่านคงไม่ทราบหรอกว่า เอกสารที่จัดทำนั้นดีหรือไม่ดี เหมาะหรือไม่เหมาะ พอหรือไม่พอ หากท่านและพนักงานของท่านไม่รู้ เป้าหมายวัตถุประสงค์ของการมีมาตรฐาน

a. เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการต่างๆ จะทำในลักษณะเดียวกันโดยพนักงานทุกคนและลดความเสี่ยงในการผิดพลาด หรือให้ผลสูงสุด
b. เพื่อระบุประเด็นสำคัญในการตรวจสอบในการดำเนินการ เพื่อป้องกันปัญหาการผลิตและผลิตภัณฑ์ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด (ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้คุณภาพที่ถูกต้อง)
c. เพื่ออำนวยความสะดวกในการปรับปรุงการดำเนินงาน โดยระบุว่าการดำเนินการตรงนั้นได้มีการกระทำอย่างไร
d. เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินการ
e. สามารถทำให้ทุกระดับในองค์กรมีข้อมูลในปัจจุบัน ในการดำเนินงาน

2. ต้องรู้ว่าจะเขียนอะไร 

ด้วยวัตถุประสงค์ข้างต้น จึงต้องทำให้แน่ใจว่า ผู้ที่ได้รับมอบหมายในการจัดทำมาตรฐานนั้น มีหน้าที่ในการทำให้มั่นใจว่าเอกสาร ระเบียบปฏิบัติที่จัดทำนั้น :

a. มีการกำหนด เกณฑ์ วิธีการ เพื่อ เมื่อปฏิบัติตามจะสามารถป้องกันการเกิดผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือ ทำให้บรรลุผลลัพธ์ของกระบวนการนั้นๆ
b. ทำให้ง่ายต่อการอ่าน และ ทำความเข้าใจ ให้มากที่สุด
c. ให้มีเอกสารที่น้อยที่สุด เขียนด้วยวิธีที่สั้นที่สุด มีเหตุมีผลในการเขียนหรือไม่เขียนอะไรในเอกสาร การมีเอกสารมากเกินไป การเขียนที่เยิ่นเย้อไปจะมีผลต่อการเพิ่มผลผลิต
d. เอกสารได้ระบุนั้น เป็นการกำหนด ขั้นตอน เกณฑ์ วิธีการ ในทางปฏิบัติที่ดี
e. มีการกำหนดขอบเขตของความรับผิดชอบที่ชัดเจน และกำหนดอำนาจสำหรับการดำเนินงาน รวมถึงการแก้ไข ควรมีการมอบอำนาจมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
 

3. ต้องมีกรอบในการจัดทำมาตรฐาน 

a. กำหนดขั้นตอนในการ ร่าง, จัดทำ, แก้ไข, จัดเก็บ และยกเลิกมาตรฐาน ระเบียบปฏิบัติ และรวมถึงวิธีการในการแจ้ง เผยแพร่ให้พนักงานรับทราบ
b. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในขั้นตอนการจัดทำเอกสารนี้
c. หน้าตา รูปแบบพื้นฐาน ทั่วไปของมาตรฐาน
d. เนื้อหาที่ต้องมีในแต่ละมาตรฐาน ชื่อและสัญลักษณ์ที่อาจใช้เป็นพื้นฐาน
e. วิธีการในการจัดกลุ่มมาตรฐาน และหมายเลข เพื่อป้องกันการให้หมายเลขซ้ำ

Online

มี 21 ผู้มาเยือน และ ไม่มีสมาชิกออนไลน์ ออนไลน์