การตรวจติดตามภายใน กระบวนการที่ก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ - การตรวจประเมิน สำหรับกระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์

• | พิมพ์ |
•  อีเมล

รายละเอียด

ฮิต: 51197

การตรวจติดตาม สำหรับกระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์

การวางแผน

ผู้ตรวจที่ได้รับมอบหมายให้ทำการตรวจกระบวนการ ที่ก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ต้องพิจารณาถึงประวัติการบรรลุ เป้าหมายและปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ทั้งที่เกิดขึ้นในองค์กรและภายนอก เช่น

• การเกิดผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เคยเกิดขึ้น
• การบรรลุหรือไม่บรรลุผลการดำเนินการตามวัตถุประสงค์คุณภาพที่กำหนดไว้
• การเกิด waste ในระบบ
• ข้อร้องเรียนลูกค้า
• ผลิตภัณฑ์ที่เกิดการตีคืน
• ผลการประเมินจากลูกค้า
• ข้อมูลจากการสำรวจความพึงพอใจลูกค้า
• ข้อมูลคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่มีการส่งมอบจากลูกค้า
• ผลสำรวจความคิดเห็น
• ผลจากการวิเคราะห์การเสียลูกค้า คำชม
• มูลค่าหรือเหตุแห่งการเคลมระหว่างรับประกัน
• รายงานจากผู้จำหน่ายสินค้าปลีก

ผู้ตรวจที่ได้รับมอบหมาย ต้องใช้ข้อมูลข้างต้นเพื่อจัดเตรียม Checklist ว่าจะทำการตรวจประเด็นไหนบ้าง มีหลักฐานอะไรที่ต้องยืนยัน มีอะไรที่ต้องสอบถาม 

กระบวนการที่มีความเสี่ยงสูง และ งานที่การทำงานของคนมีผลอย่างมากต่อผลลัพธ์ของกระบวนการ ต้องได้รับการจัดสรรเวลาและได้รับการตรวจติดตามอย่างเข้มงวด
 

Audit Objective / Audit Criteria

ในการกำหนดวัตถุประสงค์การตรวจติดตาม และเกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจประเมินประเภทนี้สำคัญเป็นอย่างยิ่ง
เพราะหากเราต้องการพิจารณาว่าระบบบริหารเป็นไปตาม ข้อกำหนดในมาตรฐานสากล ISO 9001 หรือไม่ ฉบับนี้ มุมมองการตรวจประเมิน การหาหลักฐานการสอดคล้องไม่สอดคล้อง ข้อกำหนด ISO9001 มาก่อน เวลาออก CARs ก็จะใช้ข้อกำหนด ISO 9001 เป็นหลัก ซึ่งแตกต่างจากการตรวจติดตามเพื่อหาการสอดคล้อง/ประสิทธิผล ของกระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์

วัตถุประสงค์ของการตรวจติดตาม ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ มีเป้าหมายในการยืนยันว่า การ บริหารและควบคุมการผลิตคือ การดำเนินการเพื่อให้ได้ผลผลิตที่มีคุณภาพตามต้องการ ตรงตามเวลาที่กำหนด ภายใต้ต้นทุนต่ำสุด และรักษาความสม่ำเสมอของคุณภาพ

ด้วยเหตุผลนี้จึงต้องมีการตรวจประเมินองค์ ประกอบต่างๆในกระบวนการผลิต นำไปปฏิบัติ และ ควบคุมดูแลให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่จำเป็น องค์ประกอบ ประกอบในที่นี้หมายถึง พนักงาน เครื่องมือ เครื่องจักร เอกสารประกอบการผลิต วัตถุดิบ วิธีการปฏิบัติ ต้องได้รับการควบคุมให้เป็นไปตามข้อกำหนด

วัตถุประสงค์ของการตรวจติดตาม อาจกำหนดได้ดังนี้

• เพื่อเพิ่มความในการบรรลุและความสม่ำเสมอในการบรรลุ Out Put ของกระบวนการ
• เพื่อลดความผันแปรของกระบวนการจากมาตรฐานการทำงาน
• เพื่อปรับปรุงและสร้างวินัย ในการทำการผลิต การตรวจสอบ
• เพื่อลดปริมาณของเสียในกระบวนการและความสูญเปล่า
• เพื่อลดการทำ rework
• เพื่อกำหนดการอบรมที่จำเป็น
• เพื่อปรับปรุงมาตรฐานในการทำงาน
• เพื่อเพิ่มความมั่นใจในการกระทำที่สอดคล้องกับเอกสารมาตรฐานการทำงาน
• เพื่อหยุดปัญหาก่อนกลายเป็นสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• ....

ใครเป็นผู้ตรวจติดตามดี

จากวัตถุประสงค์การตรวจติดตามข้างต้นที่ระบุข้างต้น
ท่านคิดว่าเด็กๆทำได้หรือ
ท่านคิดว่าแค่ส่งคนๆหนึ่งไปอบรม หลักสูตรการตรวจติดตามภายใน แล้วจะสามารถมอบหมายให้ทำการตรวจติดตามเรื่องนี้ได้ ?

คนที่รับหน้าที่นี้ควรต้องมีความรู้ทักษะต่างๆ เช่น

• ต้องรู้กระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ว่ามีอะไรบ้าง
• ต้องรู้ความต้องการลูกค้า
• ต้องรู้ผลิตภัณฑ์ไปใช้งานในสายการผลิตลูกค้าอย่างไร
• ต้องรู้จุดแข็งจุดอ่อนของกระบวนการ, เครื่องมือ, เครื่องจักร
• ต้องรู้เทคนิควิธีในการลดความผันแปร
• ต้องรู้ปัญหาหลักเทคนิคการผลิต
• ต้องรู้ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ต้องอ่าน spec อ่าน drawing เป็น
•  ต้อง ……

   

ลืมบอกไป คนที่รับหน้าที่ในการตรวจกระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์นี้ อาจไม่ต้องรู้ข้อกำหนดISO 9001 ก็ได้ ไม่เกี่ยว เพราะเขาไม่ได้ตรวจความสอดคล้องกับข้อกำหนด ISO 9001 ไม่เกี่ยวหากคุณแยกตรวจ เรื่องนี้กลับเป็นคุณสมบัติรอง

คุณลักษณะของผู้ตรวจติดตาม

• ต้องเป็นที่มองว่าสิ่งต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ทำให้ได้ดีกว่านี้ได้
• ต้องเป็นคนที่รู้ว่าอะไรก่อน อะไรหลัง
• ต้องเป็นคนที่รู้ว่าอะไรสำคัญ ไม่สำคัญ
• ต้องเป็นคนที่มีเหตุ มีผล มีหลักการ มีความคิด
• ต้องอายุมากๆหน่อย จะได้เป็นคนที่เห็นโลกมามาก มีประสบการณ์ เข้าใจโลก

การทำการตรวจติดตามเพื่อ“ พิจารณาว่าระบบบริหารคุณภาพ เป็นไปตาม แผนที่วางไว้ (ดู 7.1) “ ที่ดี อาจไม่สามารถกระทำโดยคนๆเดียว คุณทำเป็นทีมก็ได้ ไม่มีที่ใดห้ามซะหน่อยที่ไม่ให้ตรวจเป็นทีม

การตรวจติดตามเป็นทีมดี (หากคุณมีคนดีในบริษัทคุณหลายๆคน และแน่ใจว่าแต่ละคนไม่ใจคับใจแคบ แต่ละคนใส่เสื้อสีเดียวกัน ) ที่เป็นเช่นนี้เพราะระบบเชื่อมโยงกัน มีผลสืบเนื่องกัน จะหาใครที่มีคุณลักษณะครบถ้วนทั้งหมดทุกประการหายาก จะหาคนที่บ่งบอกว่าระบบไหน กิจกรรมไหน ดีเหมาะสม ตรงไหนต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น ไม่ง่าย เพราะต้องมีคุณวุฒิคุณลักษณะ มี power พอ

ผู้บริหารในสายงานหลัก หรืออย่างน้อยต้องเป็นระดับหัวหน้างาน ถึงจะคู่ควรกับภาระที่มอบหมาย

ความถี่เท่าไหร่ดี

ความถี่ปีละครั้ง หรือ 6 เดือนหน เหมือนการตรวจติดตามเพื่อพิจารณาความสอดคล้องกับข้อกำหนด ISO9001 ไม่เหมาะสมหรอก เราไม่ควรปล่อยปละละเลยบริษัเราขนาดนั้น

ทั้งนี้แล้วแต่ท่านว่าจะแบ่งระดับการตรวจสอบพื้นที่หน้างานกันอย่างไรแบ่งระดับตรวจกันอย่างไร แล้วแต่ธรรมชาติของการผลิตขององค์กรท่าน

จริงๆเราน่าจะถามว่าผู้จัดการของท่านได้เคย ตรวจสอบงานของลูกน้องหรือไม่ ว่าได้มีการกระทำตามข้อกำหนด กฏเกณฑ์ มาตรฐานงานหรือไม่ หากคำตอบคือไม่ แนะนำให้หาผู้จัดการใหม่ บางองค์กรผู้จัดการตรวจงานลูกน้องเป็นรายวัน บางองค์กรทำเป็นรายสัปดาห์ บางองค์กรทำเป็นรายเดือน  มีส่วนคล้ายกันมากระหว่างผู้จัดการตรวจงานกับการตรวจติดตามเพื่อพิจารณาการ เป็นไปตามแผนที่ได้วางไว้

เทคนิควิธีตรวจติดตาม

รูปแบบการตรวจเหมือนกับ business process ทั่วๆไป
คือต้องใช้หลักการของ process audit

ในระหว่างการตรวจ ผู้ตรวจต้องพยายามหาหลักฐาน เพื่อยืนยันว่า เอกสารที่จัดทำขึ้น มีความเพียงพอในการควบคุมกระบวนการผลิต เพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า มีความเพียงพอ เหมาะสม ต่อการจัดการกับปัญหาคุณภาพผลิตภัณฑ์ที่เกิดขึ้น

• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ อย่างเหมาะสม
• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ( Spec / Product Requirement / process parameter) อย่างเหมาะสม
• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด เอกสารที่จำเป็นได้มีการจัดทำ อย่างเหมาะสม
• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์ ( Mat, jig, fixture, machine, equipment, instrument) อย่างเหมาะสม
• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด กิจกรรม การทวนสอบ(Verification),การรับรอง (Validation), การเฝ้าติดตาม(monitoring),การวัด(measurement) การตรวจสอบ และทดสอบที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์ และเกณฑ์การยอมรับผลิตภัณฑ์ อย่างเหมาะสม
• กระบวนการที่จำเป็นในการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ ได้มีการกำหนด บันทึกที่จำเป็นที่ใช้เป็นหลักฐานในการแสดงว่ากระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์ที่ได้ เป็นไปตามข้อกำหนด (ดูข้อ 4.2.4) อย่างเหมาะสม

คำว่าเหมาะสม แปลว่า มีความเพียงพอในการควบคุมกระบวนการผลิต เพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า มีความเพียงพอ เหมาะสม ต่อการจัดการกับปัญหาคุณภาพผลิตภัณฑ์ที่เกิดขึ้น

คำว่าเหมาะสม แปลว่า สามารถทำตามได้ และ ได้ทำตาม
คำว่าเหมาะสม แปลว่า ได้ผล ผลที่ได้อาจหมายถึงการบรรลุถึง output ของกระบวนการ การบรรลุ Quality objective , ไม่มีของเสีย ไม่มีการrework ทำได้ตามแผนการผลิต etc. 
 

รวมกันได้ไหมระหว่าง การตรวจเพื่อพิจารณา การสอดคล้องต่อแผนที่ได้วางไว้ ข้อกำหนด ISO9001 และสิ่งที่องค์กรกำหนดเอง

 ได้ถ้าอยากรวม แต่จะดีหรือเปล่า

การตรวจติดตาม รวมๆ คล้ายๆกับการยำ บางคนยำอร่อย
บางคนยำไม่ได้เรื่อง ยิ่งยำยิ่งแย่ เลยเรียกย่ำแย่ไง
แย่ที่ย่ำอยู่กันที่ไม่ไปไหน
การยำไม่ดี จะไม่รู้รสอะไรนำ ซึ่งถือเป็นเวรกรรมของคนกิน
บางทีเราเรียกว่า มั่ว แทนคำว่ายำ (บางครั้ง มั่วๆก็อร่อย อย่างตำมั่วแถวบ้าน อร่อยสุดๆขอบอก..)

การตรวจประเมิน ควรแยกออกจากกัน เพราะ วัตถุประสงค์การตรวจติดตามต่างกันในแต่ละประเภท

การตรวจประเมิน ควรแยกออกจากกัน เพราะการตรวจประเมินกระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์เน้นการปรับปรุง เน้นให้คนมีวินัยในการทำการผลิต การตรวจจะ Loss focus หากการตรวจประเมินในครั้งนั้นๆ ครอบคลุมหลายๆเรื่องพร้อมๆกัน การตรวจจะไม่มีการ focus สับสนไปกับการตรวจติดตามเรื่องการบริหารนโยบาย การจัดการเชิงกลยุทธ์ การสอดคล้องกับข้อกำหนด ISO9001

กระบวนการก่อให้เกิดผลิตภัณฑ์มี สำคัญต่อบริษัทมาก
การตรวจติดตามประเภทนี้ มีเป้าหมายว่าเพื่อให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการผลิตซึ่งมีผลกระทบต่อคุณภาพ ผลิตภัณฑ์ การสอดคล้องกับข้อกำหนดผลิตภัณฑ์โดยตรง มีความเพียงพอเหมาะสมในการรองรับปัญหาที่เกิดขึ้น มีการกระทำที่สอดคล้องและมีการดำเนินการจริงตามที่ได้มีการกำหนดไว้

การยำรวมกัน การตรวจติดตามพร้อมๆกัน การใช้ผู้ตรวจชุดเดียวกัน
ทำให้เกิดสิ่งที่เราเรียกว่า Loss focus ซึ่งท่านจะไม่ได้ประโยชน์อะไร

การตรวจติดตามพรัอมๆกัน ไม่เหมาะนัก เพราะ

• การตรวจติดตามแต่ละชนิดมีเป้าหมายที่ต่างกันมาก
• มีความสำคัญกับองค์กรที่ต่างกันมาก
• ความถี่ ก็ไม่เหมือนกัน
• ผู้ตรวจติดตามที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ก็ไม่เหมือน
• รูปแบบ การวางแผน วิธีการเตรียมการก็ต่าง
• วัตถุประสงค์ก็ไม่เหมือนกัน
• Checklist ก็ไม่คล้ายกัน
• การรายงานผลก็ต้องการลายละเอียด ไม่เหมือนกัน
• เกณฑ์ในการตรวจประเมินก็ไม่เหมือนกัน
• ความเข้มงวดในการตรวจก็ไม่เหมือนกัน

แล้วจะรวมกัน ทำไมเนี่ย

ดูแล้วได้ไม่คุ้มเสีย !!
 

สุดท้าย ท้ายสุด

การจะทำอะไรต้องมีความเข้าใจ ต้องรู้หนักรู้เบา ต้องรู้อะไรก่อนอะไรหลัง การตรวจติดตามในแต่ละครั้งไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน การตรวจติดตามที่เน้นสอดคล้องเหมาะสำหรับ ระบบที่เพิ่งจัดทำใหม่ๆ เท่านั้น การตรวจติดตามที่เน้นปรับปรุงต้องทำเมื่อระบบเสถียรแล้ว การตรวจติดตามภายในที่เน้นการสอดคล้องกับข้อกำหนด ISO9001 เหมาะเพียงในช่วงก่อนการรับรองระบบเท่านั้น

อยากฝากว่า แทนที่กระบวนการตรวจติดตามจะเป็นภาระ เพิ่มค่าใช้จ่าย ไม่มีประโยชน์ มาทำกันในแบบที่เราควรจะทำ เพื่อท่านจะได้ ลดต้นทุน ทำให้ลูกค้าท่านมีความสุข องค์กรท่านเป็นองค์กรที่ไม่มีไขมัน และ แข็งแรง