Login Form

จะทำการตรวจติดตามภายในแบบไหนดี

การตรวจติดตามภายใน ปัจจุบัน จะมีวิธีการตรวจประเมินอยู่ 3  แบบ ที่มีวิธีการที่ต่างกัน

1. ตัวตั้งเป็นเอกสาร

การวางแผน และ การทำ Check List จะยึดตาม เอกสารที่หน่วยงานนั้นเกี่ยวข้องเป็นหลัก
โดยพิจารณาว่าหน่วยงานที่จะไปตรวจ มีเอกสารอะไรบ้างที่นำมาประยุกต์ใช้งาน
ผู้ตรวจติดตามจะทำการตั้งคำถาม ที่เกี่ยวข้อง โดยยึดการกระทำตามสิ่งที่ได้กำหนดไว้ว่ามีการ ปฏิบัติตามหรือไม่

ข้อดี
เป็นการจัดระเบียบสังคมที่ดี เหมาะมากๆในกรณีที่มีการประกาศ กฎระเบียบ เอกสาร มาใหม่ๆ
เป็นการบังคับการใช้กฎ ว่ามีการปฏิบัติตามได้ดีเพียงใด

ข้อเสีย
ทำให้ประเด็นการตรวจมุ่งเน้นแต่เพียงว่าทำตามเอกสารที่เขียนไว้หรือไม่
เขียนไว้น้อย ก็ไม่รู้จะตรวจประเมินอะไร
ไม่สามารถตรวจประเมินนอกสิ่งที่เขียนไว้ได้
ผู้ตรวจภายในส่วนมากมักมือใหม่
และไม่ใช่ระดับหัวหน้า สายงานอาวุโส
ทำให้การตรวจประเมินมีการเกรงใจกัน
จนสุดท้าย มุ่งเน้น และจบการตรวจประเมินในเรื่องนั้นๆ
จนลืมหัวใจของระบบ ว่าทำไปทำไม


2. ตัวตั้งเป็นข้อกำหนด ISO

ทำการวางแผน และ ทำการ Check List โดยยึดข้อกำหนด ISO เป็นหลัก
ทำการตรวจประเมินโดย พิจารณาว่าหน่วยงานที่จะไปตรวจ มีข้อกำหนดอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง
ทำการตรวจประเมินไล่ตามข้อกำหนดนั้นๆ

ข้อดี
ทำให้สามารถ ยืนยันได้ว่าองค์การตรวจประเมินได้ครบทุกข้อกำหนดของ ISO หรือไม่

ข้อเสีย
ภาษาในข้อกำหนดเป็นภาษากลางๆ ไม่ได้เขียนมาเพื่อบริษัทคุณ
ทำให้การตรวจประเมินทำได้อย่างกลางๆ ถามกันด้วยคำถามกลางๆ
ผู้ตรวจภายใน มักไม่เข้าใจการตีความข้อกำหนดอย่างเพียงพอ
ใช้คำถามกว้างๆ แต่ศัพท์วิชาการ
งง ทั้งผู้ตรวจประเมิน และผู้ถูกตรวจประเมิน


3. ตัวตั้งเป็นกระบวนการ

เป็นการทำการตรวจประเมิน โดยยึด แต่ละ Process
ทำการพิจารณาว่าแต่ละกระบวนการในองค์กรนั้น กิจกรรมและทรัพยากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องจะต้องได้รับการจัดการในแบบกระบวนการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ หรือไม่
มาตรฐาน ISO ให้แนวทางในการประยุกต์และตรวจประเมินระบบ โดยยึดแบบกระบวนการ

ข้อดี
ทำให้ผู้ตรวจติดตามภายใน สามารถช่วยปรับปรุงองค์กร โดยชี้บ่งจุดอ่อนของกระบวนการได้

ข้อเสีย
หากองค์กรไม่มีการจัดทำ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ ที่ชัดเจนไว้
ผู้ตรวจประเมินภายในก็จะไม่รู้ว่า องค์กร ต้องการผลลัพธ์จากกระบวนการนั้นอย่างไร
ทำให้ไม่สามารถได้ประโยชน์จากการตรวจประเมิน

ยิ่งแย่ไปใหญ่ เพราะผู้ตรวจประเมินภายใน จะไม่รู้ว่าตรวจประเมินเทียบกับอะไร
เพราะระหว่างทำการจัดทำ KPI องค์กรส่วนมากมักไม่กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนไว้
ซึ่งส่งผลมากๆต่อ การตรวจติดตามภายใน

เช่นในเรื่องการจัดการสินค้าคงคลัง หายากส์์์ๆๆๆ ที่กำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์กระบวนการที่ขัดเจนเช่น 

  • จำนวนรายการสินค้าที่ขาดสต็อก
  • จำนวนลูกค้าและคำสั่งซื้อที่ได้รับผลกระทบจากการขาดสต็อกหรือการจัดส่งที่ล่าช้า
  • การติดตามผลการร้องเรียนลูกค้า
  • ต้นทุนการจัดเก็บ
  • ความล่าช้าของการดำเนินการ หรือ ความยาวของแถวคอย
  • มูลค่าของการทำธุรกรรมต่อวัน

หากคุณกำหนด output ไม่ชัด ไม่ต้องแปลกหรอกว่า ทำไมการตรวจแบบ process approach จึงล้มเหลวอีก

turtle

 

แล้วเลือกวิธีการตรวจประเิมินแบบไหนดี

ก่อนอื่น มาดูข้อกำหนด ISO9001 ที่เีกี่ยวข้องกับการตรวจติดตามก่อนดีกว่า

iso9001 8.2.2

จะเห็นว่า ทั้งการตรวจโดยยึดเอกสารเป็นหลัก ทั้งยึดข้อกำหนด ISO เป็นหลัก เป็นเทคนิคที่ถูกต้อง

ที่น่าสนใจคือ ช่วงเวลาไหน ควรใช้เทคนิคอะไรต่างหา

ในช่วงเพิ่งประกาศใช้เอกสาร ทุกอย่างยังใหม่หมด พนักงานยังไม่คุ้นเคยกับเอกสารและ ระบบที่จัดทำขึ้น ไม่แปลกเลยที่ท่านจะทำการตรวจระบบโดยมีตัวตั้งเป็น เอกสารในระบบ

หากในช่วงก่อนการตรวจรับรองระบบ ท่านควรทำการตรวจติดตามภายในโดยยึดตัวตั้งเป็นข้อกำหนด ISO เป็นหลัก เพื่อให้มั่นใจว่าระบบท่านสอดคล้องกับข้อกำหนด ISO ทุกข้อแล้ว

หากแต่เมื่อท่านได้รับการรับรองระบบไปแล้ว ท่านควรทำการตรวจติดตามภายในโดยยึด กระบวนการเป็นหลัก เพื่อให้ท่านสามารถปรับปรุงบริษัท โดยเริ่มจากการตรวจติดตามในแต่ละกระบวนการ ให้ระบุโอกาสในการปรับปรุง ทำให้กระบวนการเข้มแข็งขึ้น สูญเสียน้อยลง

ท่านจำเป็นต้องรู้ จุดแข็ง จุดอ่อนของแต่ละวิธี

จำเป็นต้องรู้เท่าทัน และฉลาดเลือกใช้.....

บทความใกล้เคียง

Online

มี 82 ผู้มาเยือน และ สมาชิกหนึ่งคน ออนไลน์

ติตตามข่าวสารรวดเร็วก่อนใครพร้อมรับโปรโมชั่นพิเศษผ่าน line ได้ที่ @bsithailand 

เพิ่มเพื่อน

logoEntropy